Pracownicy mogą korzystać z własnych narzędzi, materiałów i sprzętu przy wykonywaniu swoich obowiązków służbowych. Jednak to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia pracownikom wszelkiego sprzętu niezbędnego do wykonywania ich zadań. Dlatego też za korzystanie z własności pracownika pracodawca może przyznać mu dodatkowe świadczenie pieniężne stanowiące rekompensatę kosztów ponoszonych w tym zakresie przez pracownika.

Ekwiwalent przyznany przez pracodawcę korzysta w całości ze zwolnienia od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, po spełnieniu określonych w tym przepisie warunków. Zgodnie z treścią wskazanego artykułu wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Dla prawidłowego zastosowania przywołanej regulacji trzeba przeanalizować jej poszczególne elementy. I tak, w pierwszej kolejności warto zastanowić się, czym są „narzędzia, materiały lub sprzęt”. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto definicji tych pojęć. Dlatego też w tym zakresie należy odnieść się do słownikowego znaczenia tego terminu. I tak:

– narzędzie – to urządzenie umożliwiające ręczne wykonanie jakiejś czynności lub pracy,

– materiał – to z czego się wytwarza,

– sprzęt – przedmiot użytkowy wykorzystywany do jakiejś pracy lub w jakichś okolicznościach.

Następnie trzeba pamiętać, że z przedmiotowego zwolnienia korzysta wyłącznie ekwiwalent pieniężny. Zatem ekwiwalent w formie niepieniężnej będzie podlegał opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Kolejną istotną kwestią jest to, aby narzędzia, materiały i sprzęty stanowiły własność pracownika. Okoliczność ta powinna zostać potwierdzona i możliwa do udowodnienia. Nie jest dostatecznym dowodem złożenie przez pracownika oświadczenia w tym zakresie. Pracodawca powinien dysponować dowodami nie budzącymi wątpliwości. Mogą nimi być na przykład dowody zakupu.

Oczywiście, aby ekwiwalent był należny narzędzia, materiały lub sprzęty muszą być rzeczywiście wykorzystywane przy wykonywaniu przez pracownika pracy. Również ta okoliczność powinna zostać potwierdzona odpowiednimi dowodami. Co więcej wysokość ekwiwalentu powinna stanowić rekompensatę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z używaniem przez niego własnego sprzętu, narzędzi i materiałów. W związku z tym pracodawca ustalając wartość ekwiwalentu powinien uwzględnić całokształt okoliczności towarzyszących świadczeniu przez pracownika pracy, w szczególności ilość roboczogodzin używania danego sprzętu i normy zużycia używanych narzędzi.