Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna jedynie w okolicznościach określonych w art. 151 § 1 kodeksu pracy. Jest to możliwie wyłącznie w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

„Drugą przesłanką pracy nadliczbowej są szczególne potrzeby pracodawcy. Została ona określona w bardzo szeroki sposób, umożliwiający bardzo elastyczne jej traktowanie, zwłaszcza że ocena, czy w danym przypadku została ona spełniona, należy do pracodawcy. Można tu wskazać na dwa poglądy występujące w doktrynie. Zgodnie z pierwszym szczególne potrzeby mogą obejmować jedynie sytuacje nadzwyczajne, nieoczekiwane i trudne do przewidzenia. Zgodnie z drugim stanowiskiem, szczególne potrzeby pracodawcy występują także, gdy do realizacji normalnych zadań pracodawcy konieczne jest ponadwymiarowe zatrudnienie pracownika, byleby nie dotyczyło to w sposób względnie stały konkretnej osoby. Ta druga koncepcja wydaje się bardziej przekonująca, niekiedy bowiem skorzystanie przez pracodawcę z innych niż praca nadliczbowa sposobów zwiększenia podaży pracy jest trudne do zrealizowania. Dopuścić zatem należy sytuację wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w celu realizacji normalnych zadań pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że praca w godzinach nadliczbowych nie może stanowić stałego elementu organizowania pracy przez pracodawcę.” (K. Stefański [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

Z powyższego wynika, że pracodawca może nakazać pracownikom wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych, niemających charakteru normalnego, typowego. „Szczególne potrzeby pracodawcy” stanowią zatem potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2000 roku, sygn. akt I PKN 667/99). Wyjątkowość „szczególnych potrzeb pracodawcy” sprawia, iż mająca w nich swoje źródło praca w godzinach nadliczbowych winna mieć charakter niezaplanowany. Co więcej, nie powinna ona stanowić reguły, lecz coś nadzwyczajnego.

Pracownik nie dysponuje uprawnieniem do weryfikacji przesłanek umożliwiających pracę nadliczbową, na przykład uznając, że w danym przypadku nie zachodzą szczególne potrzeby pracodawcy. Co do zasady, oceny w tym zakresie dokonuje pracodawca. Natomiast zgodność z prawem polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych weryfikuje inspektor pracy, w toku kontroli bądź sąd pracy w postępowaniu sądowym. Pracodawca, który poleca wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych mimo braku spełnienia przesłanek określonych w art. 151 § 1 kodeksu pracy, narusza przepisy o czasie pracy.

Ze względu na swoje szczególne potrzeby pracodawca może powierzyć pracownikowi nie więcej niż 150 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Limit ten może jednak zostać podwyższony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy obowiązującym u pracodawcy.