Umowa w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy stanowi rodzaj umowy na czas określony. Zawierana jest ona w związku z koniecznością zapewnienia zastępstwa za innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej np. korzystaniem z urlopów związanych z rodzicielstwem czy długotrwałą chorobą. W związku z tym czas, na jaki jest ona zawierana, powinien pokrywać się z okresem usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika. Może być on również krótszy. Nie może on natomiast przekraczać okresu absencji zastępowanego pracownika.

Umowa na zastępstwo musi czynić zadość wymogom stawianym umowie o pracę określonym w art. 29 kodeksu pracy. Musi ona zostać zawarta w formie pisemnej. W dokumencie powinny znaleźć się elementy, o których mowa w § 1 przywołanego artykułu. Warto pamiętać, że warunki pracy zastępującego pracownika nie muszą być tożsame z warunkami pracy zastępowanego pracownika. Odmienny może być na przykład wymiar etatu czy wysokość wynagrodzenia.

Zazwyczaj zakres obowiązków zastępcy kształtowany jest w taki sposób, aby pokrywał się z zakresem obowiązków nieobecnego pracownika. Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie w tym zakresie modyfikacji. Jednakże nie mogą one wykraczać poza zakres obowiązków zastępowanego pracownika oraz zmierzać do powierzenia zastępcy innej rodzajowo pracy. Rozszerzenie zakresu obowiązków zastępcy o zadania, które nie należały do obowiązków nieobecnego pracownika, mogą zostać uznane za obejście przepisów prawa pracy w zakresie chociażby limitów dotyczących zawierania umów na czas określony. Na podstawie art. 25¹ § 4 pkt 1 kodeksu pracy do omawianej umowy nie mają zastosowania limity w zwieraniu umów na czas określony wynikające z art. 25¹ § 1 kodeksu pracy. Dlatego też rozszerzenie zakresu obowiązków mogłoby zostać uznane za zamiar zatrudnienia nowej osoby do innej rodzajowo pracy niż praca na stanowisku zajmowanym przez nieobecnego pracownika pod pozorem zastępstwa nieobecnego pracownika.