Podatnik, który uzyskuje przychody ze stosunku pracy ma prawo do stosowania kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca uzależnia ich wysokość od liczby stosunków pracy a także od tego, czy pracownik posiada miejsce zamieszkania w tym samym mieście, w którym mieści się zakład pracy, czy też nie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Należą do nich także koszty poniesione w związku z pozostawaniem przez podatnika w stosunku pracy. Warunkiem ich naliczenia jest uzyskanie przez pracownika przychodu. Nie ma natomiast znaczenia czas przepracowany w danym miesiącu ani faktyczne świadczenie przez pracownika pracy.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy jest ściśle przez ustawodawcę limitowana. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Dla potrącenia kosztów uzyskania przychodów bez znaczenia jest liczba stosunków pracy, w których pozostaje pracownik. Z każdego stosunku pracy przysługują odrębne koszty uzyskania przychodu. Przepis podatkowe nie przewidują ograniczenia stosowania kosztów przez płatnika w ciągu roku podatkowego. Oznacza to, że każdy pracodawca, z którym pracownik pozostaje w stosunku pracy, obowiązany jest potrącić z wynagrodzenia pracownika koszty uzyskania przychodów w pełnej kwocie. Miesięcznie koszty te wynoszą 250 zł, a jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – 300 zł.

Dopiero w momencie sporządzania zeznania rocznego pracownik będzie musiał uwzględnić maksymalny wymiar kosztów uzyskania przychodów w skali rocznej określony w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie może on przekroczyć kwoty 4500 zł za rok podatkowy, natomiast w sytuacji gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – kwoty 5400 zł.