Umowa o pracę zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownia w pracy powinna zawierać wszystkie elementy przedmiotowo istotne umowy o pracę wskazane w art. 29 § 1 kodeksu pracy. Zatem w jej treści powinny się znaleźć:
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- datę jej zawarcia,
- warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Co ważne, treść umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy nie musi w pełni odpowiadać treści umowy o pracę zawartej z zastępowanym pracownikiem. Warunki zatrudnienia zastępcy mogą się różnić chociażby co do wymiaru etatu czy wysokości wynagrodzenia.
W umowie o pracę na zastępstwo wskazać należy także dodatkowy aspekt. Są to obiektywne przyczyny uzasadniające jej zawarcie. Wynika to z art. 29 § 11 kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią: „w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu, o którym mowa w art. 251 § 4 pkt 1-3 [zastępstwa nieobecnego pracownika, wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo przez okres kadencji] lub w przypadku, o którym mowa w art. 251 § 4 pkt 4 [wskazania przez pracodawcę obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie], w umowie określa się ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.”
Ustawodawca nie precyzuje sposobu, w jaki powinna zostać zredagowana informacja o okolicznościach uzasadniających zawarcie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w pracy. Wątpliwe pozostaje to, czy w umowie z inną osobą można wskazać dane personalne zastępowanego pracownika. W doktrynie dominuje jednak stanowisko, że znajduje to uzasadnienie w przepisach. „Określenie celu zawarcia umowy o pracę na czas określony polega na:
w przypadku, o którym mowa w art. 251 § 4 pkt 1 KP [umowa na zastępstwo] – wskazaniu imienia i nazwiska nieobecnego pracownika oraz zamieszczeniu informacji, że to właśnie w celu jego zastępstwa jest zawierana dana umowa; […]” (Kodeks pracy. Regulacje Covid-19 w prawie pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk).