Pracownik przekazuje pracodawcy szereg swoich danych osobowych. Ustawodawca przewidział katalog informacji, jakich pracodawca może żądać od pracownika. Dane te są potrzebne, aby uczynić zadość obowiązkom związanym z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, a także wypełniania zobowiązań wobec administracji skarbowej i ZUS.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych pracownika jest art. 22¹ kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;

2. datę urodzenia;

3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4. wykształcenie;

5. kwalifikacje zawodowe;

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (§ 2 wskazanego artykułu).

Jeżeli dojdzie do nawiązania stosunku pracy, to pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1. adres zamieszkania;

2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (§ 4).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca dodatkowo ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Z formy przywołanych wyżej przepisów wynika, że pracodawca ma prawny obowiązek uzyskania wszystkich wymienionych w nich danych. Dodatkowo inne dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie zgody pracownika.