Dla prawidłowego ustalenia wysokości ekwiwalentu przysługującego pracownikowi za niewykorzystany urlop konieczne jest posłużenie się współczynnikiem „urlopowym” ustalanym na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Wysokość wskaźnika ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę występujących w tym roku niedziel, świąt i innych dni wolnych od pracy, a wynik dzieli przez dwanaście miesięcy. W 2023 roku wynosi on 20,83. Współczynnik ten obniża się proporcjonalnie, jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. W każdym przypadku stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacenia ekwiwalentu, niezależnie od tego, czy dotyczyć on ma urlopu z danego roku, czy przeniesionego z roku poprzedniego. Decydujące znaczenie ma w takim przypadku moment nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a więc dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

W pierwszej kolejności należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu. Trzeba zatem uwzględnić przeciętne wynagrodzenie pracownika, w skład którego wchodzić będą wynagrodzenie zasadnicze (o stałej wysokości) oraz składniki przysługujące zarówno za okresy nie dłuższe jak i dłuższe niż miesiąc. W przypadku wynagrodzenia o stałej wysokości pod uwagę bierze się jego wysokość z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia). Zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) przysługujące za okresy nieprzekraczające miesiąca,  uwzględnia się w wysokości równej średniej arytmetycznej dodatków wypłacanych pracownikowi w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Zaś wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – również w wysokości odpowiadającej ich średniej arytmetycznej. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu to wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało mu wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Otrzymaną podstawę dzieli się przez współczynnik urlopowy i w ten sposób uzyskuje wysokość ekwiwalentu za jeden dzień. Kolejnym etapem jest ustalenie ekwiwalentu przysługującego za godzinę urlopu. W tym celu ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez obowiązującą pracownika dobową normę czasu pracy. Otrzymaną wartość mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.