Jak prawidłowo ustalić roczny limit godzin nadliczbowych

Zgodnie z art. 151 § 3 kodeksu pracy (dalej: KP), liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Na poczet tego limitu wliczamy wyłącznie godziny nadliczbowe przepracowane w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy. Tym samym godziny nadliczbowe przepracowane w związku z koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii nie są w ogóle limitowane.

Do rocznego limitu wliczamy godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej (niezależnie od tego, czy pracownik otrzymał w zamian za ich wypracowanie czas wolny, czy też rekompensatę pieniężną w formie dodatku) oraz powstające na koniec okresu rozliczeniowego godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej.

• O tym kiedy powstają godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej i średniotygodniowej przeczytasz tutaj.
• O tym jak ustalać liczbę nadliczbowych średniotygodniowych przeczytaj tutaj.

Wskazany w art. 151 § 3 KP limit może zostać zwiększony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 151 § 4 KP).

Punktem wyjścia przy określeniu górnej granicy ustalonego w tym trybie limitu jest wymiar tygodniowego czasu pracy, który – zgodnie z art. 131 § 1 KP – łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Odejmując od liczby 48 godzin przeciętną tygodniową 40-godzinną normę czasu pracy wynikającą z art. 129 § 1 KP otrzymujemy maksymalną liczbę 8 godzin nadliczbowych w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego. Przemnażając tę wartość przez 52 tygodnie przypadające w każdym roku kalendarzowym otrzymujemy maksymalny limit 416 godzin nadliczbowych.

Ustalenie omawianego limitu na tym poziomie byłoby jednak nieprawidłowe, gdyż nie uwzględniałoby faktu nieobecności w pracy spowodowanej korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy pracownik może mieć prawo do 20 (staż 10 lat) dni urlopu wypoczynkowego w skali roku kalendarzowego, co przekłada się odpowiednio na 4 bądź 5 tygodni nieobecności w pracy. Ten przeliczony na tygodnie wymiar urlopu należy odjąć od 52 tygodni przypadających w roku kalendarzowym, co w konsekwencji sprawia, że w zależności od posiadanego wymiaru urlopu pracownik przepracowuje odpowiednio 47 (52 – 5) lub 48 (52 – 4) tygodni. Ustaloną w ten sposób liczbę tygodni pracy przemnażamy przez (przeciętnie) 8 godzin nadliczbowych, które mogą przypadać w każdym z tych tygodni. W wyniku tego równania maksymalny roczny limit godzin nadliczbowych dla pracownika posiadającego prawo do 20 dni urlopu wynosi więc 384 godziny (48 tygodni x 8 godzin), a dla pracownika posiadającego prawo do 26 dni urlopu – 376 godzin (47 tygodni x 8 godzin).

Tym samym pracodawca decydujący się na zwiększenie rocznego limitu godzin nadliczbowych ponad wynikające z art. 151 § 3 KP 150 godzin powinien zindywidualizować go w zależności od posiadanego przez pracownika wymiaru urlopu wypoczynkowego.

W praktyce jednak nawet tak doprecyzowany limit może okazać się nieosiągalny, ponieważ na brak możliwości jego osiągnięcia rzutują inne jeszcze – poza urlopem wypoczynkowym – okresy usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy trwające tydzień bądź jego wielokrotność (np. chorobowe, czy okresy korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem), które pomniejszają wymiar czasu pracy przewidziany do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym (zob. art. 130 KP) [por. stanowisko Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy z dnia 21.05.2009 r. w sprawie obliczania maksymalnego rocznego limitu godzin nadliczbowych. (BPIP.2009.4.51 – 6)].