W pierwszej kolejności warto wyjaśnić, czym jest mienie powierzone. Będzie to wszystko, co pracodawca powierzył pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Według art. 124 § 1 kodeksu pracy mogą to być:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze.

Nie jest to jednak katalog zamknięty.

Za szkodę powstałą w mieniu powierzonym pracownik odpowiada w pełnej wysokości, tzn. odpowiada za rzeczywistą stratę (damnum emergens) i ewentualne korzyści (lucrum cessans). Aby jednak ta zasada mogła mieć zastosowanie pracodawca musi prawidłowo powierzyć pracownikowi mienie z obowiązkiem zwrotu i do wyliczenia się.

Prawidłowe powierzenie mienia następuje w taki sposób, aby było możliwe dokładne ustalenie jego ilości i jakości. Najczęściej dochodzi do zawarcia umowy, w której treści precyzuje się warunki powierzenia mienia, a także sposób i zakres jego odpowiedzialności w razie powstania szkody. Taka forma wypełnia również konieczność uzyskania zgody pracownika na takie powierzenie. Warto jednak zwrócić uwagę, że Sąd Najwyższy w swoim orzecznictwie wskazuje, że zgoda pracownika nie musi zostać wyrażona wprost. „Pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na podstawie art. 124 k.p. [kodeksu pracy], choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Istotna jest bowiem rzeczywista zgoda pracownika na przyjęcie owej odpowiedzialności, wynikająca wprost lub pośrednio z uzgodnienia rodzaju pracy w umowie o pracę, a wyrażona na tyle wyraźnie, by nie budziła wątpliwości, oraz to, by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego” (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2010 roku, sygn. II PK 307/09).

Ponadto konieczne jest również faktyczne przekazanie mienia, z którego pracownik ma obowiązek się rozliczyć lub które ma zwrócić. W chwili, gdy pracownik obejmie pieczę nad powierzonym mieniem, powstaje po jego stronie obowiązek szczególnej pieczy i dbałości o powierzone mu mienie. „Zaznaczyć przy tym należy, że przekazanie pracownikowi tego mienia może mieć różną formę, może, lecz nie musi być to remanent czy przeprowadzona inwentaryzacja, ważne jest natomiast aby pracownik był obecny przy powierzaniu mu mienia i mógł kontrolować stan, ilość i wartość faktycznie powierzonego mu mienia.” (W. Perdeus [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 124.)

Prawidłowe powierzenie mienia jest jedną z przesłanek pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności materialnej. Drugą przesłanką jest wystąpienie szkody w tym mieniu. Pracownik odpowiada zarówno za winę umyślną jak i nieumyślną. „Prawidłowe powierzenie mienia jako przesłanka odpowiedzialności, to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy, czyli punkt wyjścia w kierunku późniejszych rozliczeń. Wyliczenie ewentualnego braku (niedoboru w mieniu) lub manka jest możliwe na podstawie inwentaryzacji początkowej i końcowej, które powinny być sporządzone z natury (tj. na podstawie stanu faktycznego), a nie na podstawie stanu ewidencyjnego (kartotekowego). Powierzenie pracownikowi mienia bez sporządzenia spisu z natury tego mienia uniemożliwia pracodawcy wykazanie wysokości poniesionej szkody w tym mieniu, jako że nie zostały udokumentowane ani jego składniki, ani też ich wartość; nie sposób zatem obliczyć szkody w mieniu jako różnicy między jego stanem końcowym a początkowym. Powierzenie mienia bez spisu w naturze czyni również niemożliwym wyliczenie się przez pracownika z otrzymanego mienia, co uniemożliwia przypisanie mu odpowiedzialności na podstawie art. 124 § 2 k.p.” (W. Perdeus [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 124.)

Ustawodawca zakłada domniemanie zawinienia szkody przez pracownika. Ten może zwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (art. 124 § 3 kodeksu pracy).

Dopuszczalne jest również powierzenie mienia kilku pracownikom łącznie. Przyjmują oni wtedy wspólną odpowiedzialność materialną na podstawie umowy o współodpowiedzialności materialnej. Umowa taka musi być zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. W takiej sytuacji, na skutek powstania szkody w powierzonym mieniu, pracowników obciąża odpowiedzialność w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.