Pracodawca powinien wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania zatrudnienia. Pracownik może je jednak zagubić lub utracić. Świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dlatego też ma istotne znaczenie przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia. Może też mieć znaczenie przy występowaniu o świadczenie emerytalne. 

W razie jego utraty pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii dokumentu z dokumentacji pracowniczej. Podstawę złożenia wniosku stanowi art. 94¹² kodeksu pracy. Jak wynika z tego przepisu, wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Z takim wnioskiem, w razie śmierci byłego pracownika, może również wystąpić członek jego rodziny:

1. dziecko własne, dziecko drugiego małżonka oraz dziecko przysposobione;

2. przyjęty na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuk, rodzeństwo i inne dziecko, z wyłączeniem dziecka przyjętego na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3. małżonek (wdowa i wdowiec);

4. rodzic, w tym ojczym i macocha oraz osoba przysposabiająca.

Pracodawca jest zobowiązany do wydania kopii świadectwa pracy w terminie 30 dni od momentu otrzymania wniosku pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej). W przypadku, gdy pracodawca przechuje dokumentację pracownicza w formie papierowej, to może wydać kopię również w formie papierowej albo elektronicznej. Papierowa kopia powinna być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku wydania kopii w formie elektronicznej powinna ona stanowić odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydawanego dokumentu z dokumentacją pracowniczą. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, to pracodawca wyda kopię świadectwa pracy w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Może również wydać dokument w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 wskazanego wyżej rozporządzenia, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.