Przy obliczaniu należnej zaliczki na podatek dochodowy należy pamiętać, iż od rodzaju dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest wypłata wynagrodzenia, zależy sposób i wysokość podatku, jaki płatnik powinien obliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego. Co do zasady, zgodnie z treścią
art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, którzy dokonują wypłaty świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9, są obowiązani pobierać zaliczki na podatek dochodowy według zasad ogólnych. Po zakończeniu roku podatkowego płatnik powinien zsumować dokonane w trakcie roku wypłaty i wystawić PIT-11.
Z kolei, w myśl art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli umowa zawarta jest z osobą niebędącą pracownikiem płatnika, kwota należności z tytułu tej umowy nie przekracza 200 zł oraz wysokość należności wynika z umowy – od dochodów (przychodów) pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18 % przychodu. Podatek ten jest pobierany bez pomniejszania przychodów o koszty ich uzyskania.
Szczególna uwagę należy zatem zwrócić na rodzaj dokumentu, na podstawie którego ustalane są stawki wynagrodzenia. Jeżeli takim dokumentem nie jest umowa, lecz np.: uchwała klubu lub wystawiony przez sędziego rachunek, nawet w przypadkach gdy wartość wynagrodzenia nie przekracza 200 zł, nie ma możliwości zastosowania przepisów art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż wysokość wypłacanego wynagrodzenia nie wynika z zawartej umowy.