Pracownik może otrzymać od pracodawcy środki, które przeznaczy na dofinansowanie wypoczynku swoich dzieci. Co do zasady takie świadczenie korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, a jego zakres jest uzależniony od tego, z jakiego źródła pochodzą środki na ten cel. Pracownik musi jednak wykazać, że ma prawo do tego, aby nie odprowadzić z tego tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Przepisy nie określają, w jaki sposób pracownik powinien udokumentować zaistnienie przesłanek zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mimo że ma to istotne znaczenie dla skorzystania z przedmiotowego zwolnienia. Przyjmuje się, że może to nastąpić za pomocą wszelkich środków dowodowych, o ile potwierdzają one spełnienie warunków podmiotowych i przedmiotowych. Pracownik może udokumentować niezbędne okoliczności korzystając ze wszystkiego, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Pracownik ma zatem obowiązek wykazać następujące przesłanki:

• wypoczynek został zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie;
• wypoczynek przyjmuje formę wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu;
• z wypoczynku korzystają dzieci lub młodzież do lat 18.

W celu uzyskania rzeczonej dopłaty, a zarazem skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracownicy zobowiązani zostali do przedstawienia:

• wniosku, z którego wynika, że dziecko pracownika nie ukończyło 18 roku życia,
• faktury określającej kwotę do zapłaty za pobyt dziecka na obozie, kolonii oraz dane wystawcy – organizatora wypoczynku,
• wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora, na potwierdzenie, że prowadzi działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.

W przypadku udokumentowania rodzaju prowadzonej przez organizatora działalności gospodarczej czytelnym wpisem w statucie, nie powinno się naliczać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli organizator wypoczynku nie posiada czytelnego wpisu w statucie o prowadzeniu działalności w zakresie organizowania wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, to warunkiem zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest przedstawienie płatnikowi dodatkowo przez pracownika zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 17 stycznia 2014 r., nr I PTPB1/415-652/13-4/AG).