Jak należy sformułować informację o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać przekazana pracownikowi w związku z zawarciem pierwszej, jak i kolejnej umowy o pracę, a także w razie zmiany warunków zatrudnienia. Przedmiotowy obowiązek spoczywa na pracodawcy również w przypadku objęcia pracownika układem zbiorowym pracy lub zmiany układu zbiorowego pracy.

Obowiązek poinformowania pracowników o warunkach zatrudnienia musi zostać spełniony indywidulanie w stosunku do każdego pracownika. Niedopuszczane jest przekazanie rzeczonej informacji pracownikom zbiorowo.

Zgodnie z treścią art. 29 § 3 k.p. realizując obowiązek informacyjny pracodawca powinien poinformować pracownika o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
6. jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ustawodawca zastrzega dla informacji o warunkach zatrudnienia formę pisemną. W związku z tym rzeczona informacja zazwyczaj ma postać pisma, w którym opisane są warunki zatrudnienia danego pracownika. Przy czym art. 29 § 3¹ k.p. dopuszcza możliwość  poinformowania pracownika o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia może zawierać również informację o terminie, w którym nastąpi zmiana warunków zatrudnienia. Zasady udzielania przedmiotowej informacji wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej w stanowisku z dnia 22 lutego 2013 r. Wskazano w nim, iż: „jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych  warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne. Przekazanie takiej informacji, zgodnie z brzmieniem art. 29 § 32 Kodeksu pracy będzie natomiast konieczne w sytuacji, w której pracodawca poinformował pracownika, po zawarciu z nim umowy o pracę, jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia, jak również w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na zmianę warunków zatrudnienia pracownika, których nie można było przewidzieć w momencie nawiązania stosunku pracy”.