Niedawno przedstawiliśmy zasady korygowania dokumentów składanych do ZUS. Kluczową kwestią jest także termin, w jakim można poprawiać uprzednio złożone deklaracje. Przekroczenie dopuszczalnego terminu oznacza utratę realnej możliwości poprawienia rozliczenia, nawet jeśli błąd jest oczywisty i bezsporny.

Od stycznia 2022 roku obowiązuje ograniczenie czasowe możliwości składania korekt — płatnik może korygować dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA) wyłącznie w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w tych dokumentach. To zasadnicza zmiana względem stanu sprzed 2022 roku, kiedy korekty można było składać praktycznie bez ograniczeń czasowych.

Trzeba pamiętać, że termin liczy się sztywno — bez wyjątków zawieszających czy przerywających. Innymi słowy — w przeciwieństwie do ogólnych zasad przedawnienia należności, tu nie ma znaczenia np. wszczęcie postępowania czy inne zdarzenia, które w typowym przedawnieniu wydłużałyby termin. Termin na korektę płynie nieprzerwanie i kończy się po upływie 5 lat.

Po przekroczeniu 5-letniego okresu płatnik traci możliwość samodzielnej korekty. Korektę będzie mógł sporządzić wyłącznie ZUS z urzędu i tylko na koncie ubezpieczonego — na podstawie prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji. Co istotne dla płatnika: jeżeli w wyniku takiej korekty powstanie nadpłata, nie podlega ona zwrotowi płatnikowi, lecz jest zaliczana na przychody Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, natomiast jeśli powstanie niedopłata — ZUS nie może już dochodzić nieopłaconych należności z tytułu składek. To działa więc w obie strony – po upływie terminu płatnik nie odzyska nadpłaconych składek, ale też nie zostanie obciążony zaległością.

Na zakończenie warto dodać, że dla dokumentów historycznych obowiązywała odrębna, przejściowa zasada – korekty dokumentów rozliczeniowych za okresy od stycznia 1999 roku do grudnia 2021 roku można było składać tylko do 1 stycznia 2024 roku. Ten termin już minął.