Skopiuj link
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
- archiwa państwowe;
- Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
Jeżeli pracodawcą było przedsiębiorstwo państwowe to dokumentacja mogła zostać zarchiwizowana przez:
- następcę prawnego (powstałego w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń, albo prywatyzacji),
- organ założycielski,
- organ nadrzędny.
W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy działającego w formie spółki cywilnej lub spółki prawa handlowego działania zmierzające do prawidłowej archiwizacji dokumentacji powinny zostać podjęte we własnym zakresie. Zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów.
Przechowywanie akt osobowo-płacowych odbywa się na podstawie odpłatnej umowy przechowania. W związku z tym likwidator bądź syndyk ma obowiązek zapewnić środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego od dnia:
- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Informacje o miejscu przechowywania dokumentów można uzyskać na przykład w placówce albo na stronie internetowej ZUS albo w archiwach państwowych, bądź w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie. Zdarza się również, że właściciele pracodawcy (wspólnicy) przechowują dokumentację we własnym zakresie. Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania można uzyskać w wydziałach rejestrowych sądów lub urzędach administracji terenowej.
Warunkiem przyjęcia do przechowania dokumentów związanych z zatrudnieniem przez archiwum państwowe jest niemożność zapewnienia środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania tych dokumentów. Niemożność tę stwierdza sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłości (art. 51u ust. 3 ustawy). Przed wydaniem stosownego postanowienia sąd zasięga opinii właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy naczelnika urzędu skarbowego. (art. 51u ust. 4 ustawy). Celem opinii jest przedstawienie informacji umożliwiających sądowi zapoznanie się z sytuacją finansową pracodawcy i ustalenie czy pracodawca dysponuje środkami pozwalającymi na sfinansowanie przechowywania akt osobowo – płacowych.