Skopiuj link
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jego treścią pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy zawierającej więcej informacji niż dotychczas. Między innymi powinien w niej uwzględniać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W skład dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracownika wchodzi obecnie m.in. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
Pracodawca nie może już ograniczyć się do wskazania samej liczby przepracowanych godzin. Musi dodatkowo podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach (np. 8.00 – 16.00). Obowiązku podania takich informacji nie wyłącza ustalenie stałego rozkładu czasu pracy. Istotne jest to, że ewidencja czasu pracy ma wskazywać faktycznie przepracowaną liczbę godzin, a nie zakładaną. Zatem ewidencja powinna uwzględniać godziny nadliczbowe, prywatne wyjścia i ich odpracowywanie, zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem itp.
W związku ze zmianą przepisów ewidencja czasu pracy jest traktowana jako element dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wobec tego musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia , a także przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b kodeku pracy). Skrócony do 10 lat okres przechowywania dokumentacji ma zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 roku. Pracodawca może skorzystać z tego rozwiązania również wobec stosunków pracy trwających w tej dacie. W tym celu musi jednak złożyć do ZUS odpowiednie raporty informacyjne.
Co do zasady naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, jest wykroczeniem w oparciu o art. 281 pkt 6 kodeksu pracy. Jednak w art. 149 § 2 kodeksu pracy ustawodawca wskazał kategorie pracowników, dla których istnieje konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy, lecz ewidencja czasu pracy nie musi zawierać informacji o godzinach pracy. Są to pracownicy:
- objęci systemem zadaniowego czasu pracy,
- zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
- otrzymujący ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub za pracę w porze nocnej.