Skopiuj link
Rodzaje dokumentów pracowniczych
Przepisy kodeksu pracy oraz rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika przewidują następujące najistotniejsze rodzaje dokumentów pracowniczych:
– akta osobowe pracowników,
– dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, w tym: plany pracy, ewidencja czasu pracy,
– dokumentacja urlopowa,
– wnioski i oświadczenia rodzicielskie.
Kodeksowe wymogi pisemności….
W niektórych przepisach odnajdziemy bezpośredni wymóg pisemności, co wiąże się oczywiście z koniecznością zachowania tej formy. Jako przykłady można wskazać:
– umowę o pracę oraz jej modyfikacje i ustanie stosunku pracy,
– pisemną informację o warunkach zatrudnienia,
– umowy o zakazie konkurencji,
– umowy o odpowiedzialności materialnej,
– pisemne wnioski związane z czasem pracy (o udzielenie czasu wolnego
w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, wniosek o elastyczny lub indywidualny rozkład czasu pracy),
– wnioski i oświadczenia związane z rodzicielstwem (np. wniosek o dodatkowy urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski, czy też urlop wychowawczy).
…oraz § 6 rozporządzenia w sprawie akt osobowych
Zanim odpowiemy wprost na pytanie czy dokumentacja pracownicza może mieć formę elektroniczną musimy także zajrzeć do rozporządzenia w sprawie akt osobowych. Wskazany powyżej przepis rozporządzenia nakazuje podzielić akta osobowe na 3 części: A, B oraz C. Pierwsza z nich to ubieganie się o zatrudnienie, druga – aktualnie trwające zatrudnienie oraz trzecia – ustanie zatrudnienia. W każdej z tych 3 części mają znajdować się wymienione w poszczególnych podpunktach dokumenty. Jeśli więc zastanawiamy się czy możemy zrezygnować z „papierowej” formy dokumentu – powinniśmy zajrzeć właśnie do tej normy prawnej.
E-akta osobowe…?
Nie. W związku z zawartością teczek pracowniczych nie możemy jej prowadzić w formie elektronicznej. Potwierdzeniem powyższej tezy jest stanowisko GIP z kwietnia 2010 r. w sprawie prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej. W swojej interpretacji GIP powołał się właśnie na § 6 rozporządzenia w sprawie akt osobowych dodatkowo przytaczając przepisy nakazujące – oprócz selekcji dokumentów – umieszczenie ich w porządku chronologicznym oraz ponumerowanie, a także sporządzenie i wypełnienie stosowanego wykazu dokumentów.
Zdaniem GIP aktualnie obowiązujące przepisy nie przewidują nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia oraz przechowywania akt osobowych pracownika. Nie będzie to dopuszczalne do czasu znowelizowania rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej.