W dużym uproszczeniu można przyjąć, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowią koszty uzyskania przychodu. Warunkiem koniecznym jest to, aby pozostawały w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami albo służyły zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z pracownikami spełniają powyższe przesłanki.

W okolicznościach przewidzianych przepisami prawa, albo na skutek wyroku sądowego albo zawartej ugody, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty odszkodowania pracownikowi lub byłemu pracownikowi. Odszkodowanie w prawie pracy, co do zasady, stanowi dla pracownika rekompensatę straty, jaką poniósł w wyniku nieprawidłowego działania pracodawcy. Może również być dla pracodawcy drogą do zwolnienia się z innego zobowiązania. Czy wobec tego może zostać zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu?

Jak wynika z treści art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy. Tożsamą definicję można znaleźć w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast katalog wyłączeń – w jej art. 16 ust. 1. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. Określony przez ustawodawcę cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

W oparciu o przywołane powyżej zasady należy uznać, że wartość wypłaconych przez pracodawcę odszkodowań na gruncie prawa pracy nie powinna zostać zakwalifikowana do kosztów podatkowych. Nie spełniają one bowiem podstawowego warunku, jakim jest cel ich wypłaty. Odszkodowania takie nie są wypłacane w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają nawet w związku z przychodami osiąganymi przez pracodawcę. Omawiane odszkodowania są wypłacane przez pracodawcę, aby zwolnić się z ciążącego zobowiązania i wynagrodzić szkodę pracownikowi i jako takie nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 kwietnia 2018 roku, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.65.2018.2.AS).