Skopiuj link
Co oznacza przetwarzanie? Jakimi zasadami należy się kierować przetwarzając dane?
Przetwarzanie zostało zdefiniowane w art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Poszczególne czynności należy interpretować w znaczeniu słownikowym.
Można więc stwierdzić, iż konieczność przestrzegania przepisów ustawy rozpoczyna się od momentu gromadzenia tych danych. Samo żądanie ich podania nie jest jeszcze ich przetwarzaniem (vide wyrok NSA z 28.06.2011r.,
I OSK 1264/10).
Administrator danych powinien w szczególności zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dane muszą być przetwarzane legalnie i w zakresie celów, do których były zbierane (niepoddawane dalszemu przetwarzaniu). Ponadto muszą być merytorycznie poprawne i adekwatne do celów, dla których były pozyskiwane. Mogą być przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Zasada legalności, merytorycznej poprawności, adekwatności, celowości oraz ograniczenia czasowego a „zatrzymanie” CV
Z punktu widzenia danych osobowych pozyskanych przez pracodawcę w wyniku rekrutacji na szczególną uwagę zasługują przede wszystkim dwie z wyżej wymienionych reguł przetwarzania, a mianowicie celowość oraz ograniczenie czasowe. Warto jednak wspomnieć także o pozostałych zasadach.
Źródłem legalnego przetwarzania tych danych jest wyraźna i konkretna zgoda osoby składającej CV (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy). W przypadku odwołania przez nią zgody, ustaje przesłanka dopuszczająca przetwarzanie danych zgodnie
z prawem.
Osoba udostępniająca swój życiorys pracodawcy przekazuje dane dla potrzeb rekrutacji. Celem gromadzenia tych informacji jest więc proces naboru. Dlatego też wydaje się, iż zamiar późniejszego przechowywania CV wykracza poza ten cel, na który osoba wyraziła zgodę. Dane byłyby poddawane dalszemu przetwarzaniu. Słuszną wydaje się ocena, iż pracodawca nie ma możliwości zachowania CV dla przyszłego nieokreślonego lub niedającego się określić celu.
Administrator danych musi dbać o merytoryczną poprawność przetwarzanych danych. Informacje pozyskane w CV i przetrzymywanie np. przez dłuższy czas, mogły ulec zmianie, o czym pracodawca nie będzie wiedział. Dlatego też przechowując niezweryfikowane CV zatrudniający może naruszyć tę zasadę.
Wydaje się także, iż zatrzymywanie życiorysów na przyszłą rekrutacje może w konkretnej sprawie zostać uznane za nieadekwatne, informacje są bowiem zbierane „na zapas”, bez konkretyzacji czasu ani celu. Adekwatność natomiast musi być oceniona w momencie samego zbierania danych.
Należy też podkreślić, iż administrator będący w posiadaniu CV z całą pewnością musi zastosować się do zasady tzw. ograniczenia czasowego. Z chwilą zakończenia naboru pracowniczego ustaje więc cel, dla którego były gromadzone i przechowywane informacje.
Podsumowując….
Pomimo, iż z praktycznego punktu widzenia przechowywanie CV wydaje się racjonalne (pracodawca tworzy bazę potencjalnych pracowników, osoby zainteresowane natomiast mogą w przyszłości być zatrudnione), ustawa o ochronie danych osobowych co do zasady sprzeciwia się takiemu rozwiązaniu. Administrator, który będzie przetwarzał dane z życiorysów przechowując je, narusza bowiem ustawowe zasady ochrony danych osobowych.