Dopuszczalność kserowania dowodu osobistego kandydata na pracownika

Dane osobowe, których ujawnienia może domagać się pracodawca

Zakres danych osobowych, których podania od kandydatów na pracowników może domagać się pracodawca, został określony przez ustawodawcę w art. 22¹ § 1 k.p. Zgodnie z dyspozycją tego przepisu pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.  

Oprócz danych osobowych wskazanych powyżej pracodawca może żądać podania innych danych, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów prawa (art. 22¹ § 4 k.p.).

Przepis art. 22¹ k.p. jest uzupełniany przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Wskazuje ono m.in. dokumenty, których przedstawienia może się domagać pracodawca od kandydata na pracownika. Należą do nich:

1. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
6. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (§ 1 ust. 1 rozporządzenia).

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może, z własnej inicjatywy, przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy (§ 1 ust. 1 rozporządzenia).

Żaden ze wskazany powyżej przepisów nie upoważniaja pracodawcy do domagania się od kandydata na pracownika przedstawienia kserokopii dowodu osobistego.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników oraz osób ubiegających się u niego o zatrudnienie. W związku z tym jest on zobowiązany do przetwarzania danym osobowym w/w osób na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 922 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Z ustawy wynika, iż przetwarzanie danych osobowych powinno odpowiadać następującym zasadom:

• legalności  – przetwarzanie danych osobowych winno być dokonywane zgodnie z prawem,
• celowości – dane osobowy powinny być zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie mogą być poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
• merytorycznej poprawności – dane osobowe muszą być merytorycznie poprawne,
• adekwatności (proporcjonalności) – zakres zbieranych danych osobowych winien być adekwatny do celu w jakim są one przetwarzane,
• ograniczenia czasowego – dane osobowe powinny być przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikacje osób, których dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Można czy nie można kserować dowód osobisty kandydata na pracownika?

Dopuszczalność kserowania przez pracodawcę dowodów osobistych pracowników powinna być analizowana w kontekście wskazanych powyżej zasad przetwarzania danych osobowych. Zwrócił na to uwagę GIODO w stanowisku z dnia 5 lipca 2012 r. W jego ocenie „kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, jeżeli prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż do którego pracodawca jest uprawniony.(…) jeżeli pracodawca, kserując dowód osobisty kandydata do pracy, pozyskiwałby jego dane osobowe w zakresie szerszym niż ten, do którego uprawnia go art. 22¹ § 1 k.p. lub inne szczególne przepisy prawa, to należy uznać że takie działanie stanowiłoby naruszenie ustawy z dnia 29 sierpnia o ochronie danych osobowych. Zatem aby pracodawca mógł skserować dowód osobisty kandydata do pracy musiałby istnieć przepisy prawa zezwalające mu na pozyskanie wszystkich danych, jakie widnieją na tym dokumencie.”.

Nie ma zatem bezwzględnego zakazu kserowania dowodów osobistych kandydatów na pracowników. Pracodawca jest jednak uprawniony do skopiowania rzeczonego dokumentu jedynie w sytuacji, gdy przepis szczególny upoważnia go uzyskania od pracownika danych osobowych znajdujących się w dowodzie osobistym.

Radca Prawny

Dominika Zarzycka-Dudek

[email protected]

Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta

[email protected]