Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą utworzyć pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zaś pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Omawiany fundusz służy finansowaniu działalności socjalnej. Wsparcie przekazywane osobom uprawnionym może przybierać postać rzeczową lub finansową. Wysokość pomocy musi być w każdym przypadku uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej. Nie może być zawsze taka sama dla wszystkich uprawnionych. Zasady i warunki korzystania z funduszu określa jego regulamin.

Zasadniczo świadczenia z ZFŚS nie mają charakteru roszczeniowego. Oznacza to, że nie można domagać się przyznania świadczenia i dochodzić ich przekazania na drodze sądowej. Wynika to w dużej mierze z tego, że obowiązki pracodawcy w zakresie socjalnym nie mają charakteru indywidualnego, tylko dotyczą załogi jako całości.

Regulamin funduszu może jednak przewidywać, że uzyskanie określonego świadczenia jest uzależnione wyłącznie od spełnienia pewnych warunków formalnych wymienionych wprost w tym dokumencie. W takim przypadku, jeśli dojdzie do spełnienia przesłanek, to uprawniony może domagać się jego wypłaty również na drodze sądowej.