Dane osobowe przetwarzane przez pracodawcę

Na etapie prac legislacyjnych wielokrotnie zmieniana była treść artykułu 22¹ kodeksu pracy – przepisu najsilniej związanego z tematyką ochrony danych osobowych. Przywołany artykuł określa bowiem katalog danych, których pracodawca może żądać już na etapie rekrutacji. Stanowi tym samym podstawę przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy i pracownika.

Początkowo planowano zmodyfikowanie tego katalogu i nałożenie na pracodawcę obowiązku uzyskania danych, o których była mowa, wraz z wejściem w życie Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Póki co treść art. 22¹ kodeksu pracy nie uległa jednak zmianie i nadal uzyskanie danych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pozostaje prawem pracodawcy. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko;
2. imiona rodziców;
3. datę urodzenia;
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie;
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Art. 22¹ § 2 kodeksu pracy daje natomiast pracodawcy prawo żądania od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca dodatkowo ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych, o których mowa w § 1 i 2. Ponadto pracodawca może również zażądać innych danych osobowych niż wskazane powyżej, jeżeli obowiązek podania innych danych wynika z odrębnych przepisów.

W zakresie wskazanym w art. 22¹ kodeksu pracy pracodawca przetwarza dane osobowe na podstawie przepisu prawa, dla celów nawiązania stosunku pracy i realizowania wszelkich obowiązków z nim związanych, w tym obowiązków publicznoprawnych. Jeśli natomiast pracodawca decyduje się na pozyskanie innych danych osobowych niż wymienione w tym przepisie, to musi poinformować pracownika, na jakiej podstawie będzie je przetwarzał (np. uzasadniony interes pracodawcy/administratora danych, zgoda pracownika) i w jakim celu.