Pracodawca, którego pracownicy wykonują pracę zdalnie, jest zobowiązany zapewnić im niezbędne narzędzia albo wypłacać świadczenie stanowiące rekompensatę za używanie ich własnych narzędzi. Dodatkowo powinien pokryć koszty zużycia prądu i usług telekomunikacyjnych – zazwyczaj w formie ryczałtu.

Na podstawie wprowadzonych do Kodeksu pracy przepisów, pracownik może świadczyć pracę zdalnie:

• na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą,
• z własnej inicjatywy,
• na polecenie pracodawcy,
• w formie pracy okazjonalnej (maksymalnie 24 dni w roku).

Obowiązek zapewnienia narzędzi, materiałów i urządzeń technicznych wynika z art.  67²⁴ §  1 Kodeksu pracy. Ponadto pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż te określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Jeśli pracownik korzysta ze swojego sprzętu, narzędzi i materiałów, ustawodawca przewidział możliwość wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą. Może on zostać zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości tych świadczeń bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art.  67²⁴ § 5 Kodeksu pracy).

Zasadniczo świadczenia wypłacane pracownikowi na podstawie przepisów kodeksu pracy o pracy zdalnej nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.  67²⁵ Kodeksu pracy). Aby ta zasada znajdowała zastosowanie, to ich wysokość nie może w sposób znaczący odbiegać od faktycznych stawek kosztów ponoszonych w tym zakresie przez pracownika. Jeśli ich wysokość będzie znacząco odbiegać od kosztów rzeczywistych, to organy skarbowe mogą uznać świadczenie za przychód ze stosunku pracy, ponieważ utraci walor ekwiwalentności.