W trakcie podróży służbowej pracownik może być narażony na dodatkowe ryzyka, które nie wystąpiłyby podczas wykonywania obowiązków z jego miejsca pracy. Dlatego też pracodawca, chcąc zabezpieczyć interesy pracownika jak również własne, może podjąć decyzję o wykupieniu dla niego dodatkowego ubezpieczenia.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychód ze stosunku pracy (stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy) uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki różnego rodzaju, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Co do zasady przychody ze stosunku pracy podlegają opodatkowaniu. Ze zwolnienia korzystają tylko te świadczenia, które zostały wymienione wprost z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

a. podróży służbowej pracownika,

b. podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Katalog świadczeń związanych z odbywaną podróżą służbową został określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jak wskazano w § 2 przywołanego rozporządzenia pracownikowi, oprócz zwrotu kosztów przejazdu oraz noclegów, przysługuje zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Aby prawidłowo zakwalifikować świadczenie w postaci wykupienia dodatkowego ubezpieczenia na czas podróży służbowej należy rozstrzygnąć, czy jego opłacenie przez pracodawcę stanowi „niezbędny wydatek” związany z podróżą służbową. Nie można uznać go za wydatek niezbędny, ponieważ takie ubezpieczenie stanowi jedynie dodatkowe zabezpieczenie.

Niezależnie od tego warto jeszcze przypomnieć, że w przypadku opłacenia przez pracodawcę ubezpieczenia istotne znaczenie ma również to, kto będzie uposażonym z takiej umowy i w czyim interesie się ją zawiera. Jednym z warunków uznania, że pracownik otrzymał nieodpłatne świadczenie podlegające opodatkowaniu, jest spełnienie świadczenia w interesie pracownika, czyli w taki sposób, aby przyniosło mu korzyść, bądź pozwoliło na uniknięcie wydatku. Jeżeli korzyść zaistnieje po stronie pracodawcy, to w jego interesie spełniane jest dane świadczenie. W takiej sytuacji pracownik nie uzyska świadczenia, które powinno zostać opodatkowane. Natomiast jeśli pracodawca wykupi dla pracownika dodatkowe, a uposażonym z tej umowy będzie pracownik albo osoba jemu najbliższa, to płatnik ma obowiązek doliczyć wartość składki do przychodów pracownika oraz odprowadzić należną zaliczkę na podatek dochodowy.