Pracownik, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, odbywa podróż służbową. Ustawodawca określił rodzaj i wysokość świadczeń, które są należne pracownikowi w jej trakcie. Wśród nich można wyróżnić między innymi diety oraz zwrot kosztów, które podróżujący poniósł.

Wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Odnosi się ono wprost do pracowników sfery budżetowej, jednak pomocniczo korzysta z niego także sektor prywatny. Jeżeli jednak pracownik jest zatrudniony u pracodawcy spoza sektora budżetowego, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Co do zasady, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zawiera katalog przychodów, których nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek. W punkcie 15 przywołanego przepisu wskazano, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Trzeba pamiętać, że dla zastosowania przywołanej wyżej regulacji muszą zostać spełnione łącznie wszystkie warunki formalne, które pozwolą na zakwalifikowanie danej podróży jako podróży służbowej. Są one następujące:

• podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy;
• w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe;
• zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Ponadto warto mieć na względzie, że zgodnie z poglądami wypracowanymi przez orzecznictwo podróż służbowa powinna mieć charakter incydentalny.

Jeżeli zmiana miejsca świadczenia pracy jest efektem zastosowania innej instytucji prawa pracy, to omawiana regulacja nie będzie mogła być uwzględniona. W konsekwencji świadczenia, które w tym czasie uzyska pracownik, będą musiały zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.