Skopiuj link
Zasady przechowywania dokumentów pracowniczych
W świetle § 1 ust 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Regułą jest więc archiwizowanie przez zatrudniającego odpisów lub kopii określonych w powołanym rozporządzeniu dokumentów.
Dokumentacja związana z badaniami lekarskimi
Art. 229 kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek skierowania pracowników na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne) w celu uzyskania zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań lekarskich do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Przepisy prawa pracy nie obligują pracodawcy do przechowywania w aktach osobowych skierowań lub kopii skierowań na badania, można to czynić dla celów dowodowych. Jednakże w świetle § 6 rozporządzenia z 28.05.1996r. same zaświadczenia muszą znaleźć się w aktach osobowych.
Z § 3 ust. 5 rozporządzenia MZiOS z dnia 30.05.1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich (…) wynika natomiast, iż lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne przekazuje zaświadczenia lekarskie pracownikowi i pracodawcy.
Szkolenia bhp
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest poddawanie pracowników szkoleniom w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Art. 2373 kodeksu pracy zakazuje bowiem dopuszczania zatrudnionych do pracy bez przeszkolenia. Same przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27.07.2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp wyznaczają m.in. szczegółowe zasady prowadzenia szkoleń oraz sposób ich dokumentowania.
Fakt odbycia każdego ze szkoleń musi być potwierdzony na piśmie. W przypadku szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy takim dokumentem jest karta szkolenia wstępnego bhp (wzór karty stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia). Natomiast szkolenie okresowe musi być potwierdzone zaświadczeniem, którego wzór także stanowi załącznik do rozporządzenia.
Podobnie jak zaświadczenia lekarskie, karta szkolenia wstępnego oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego bhp muszą znaleźć się w części B akt osobowych.
Podsumowując…
Celem regulacji wynikającej z § 1 ust 3 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika było zapewnienie pracodawcy dostępu do danych oraz możliwości przechowywania dokumentów dostarczanych przez rekrutowanych. Pracownik przynosi dokumenty stanowiące jego własność, dlatego też pracodawca może je tylko kopiować lub pobierać odpisy.
Ponieważ jednak zarówno zaświadczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy, jak i dokumentacja szkoleniowa (zaświadczenia o ukończeniu stosownych szkoleń) są wydawane w wyniku aktywności pracodawcy (skierowanie na badanie czy też poddanie pracownika szkoleniu), stanowią one własność pracodawcy. Dlatego też w aktach osobowych powinny być przechowywane oryginały w/w dokumentów. Dodatkowym argumentem przemawiającym za taką interpretacją jest fakt, iż ani zaświadczenie lekarskie, ani karta szkolenia wstępnego nie będą przydatne pracownikowi w trakcie zatrudnienia u kolejnego pracodawcy. W przypadku zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy – na wniosek pracownika, pracodawca może wydać mu odpis lub kopię stosownego zaświadczenia.
