Pracodawca może polecić pracownikowi odbycie przejazdu taksówką w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Strony mogą zadecydować, że pracownik pokryje koszty z tym związane z własnych środków, a dopiero później pracodawca zwróci mu wydatkowane środki. Czy pracodawca powinien od ich wartości odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Jeżeli pracownik korzysta z taksówki na polecenie pracodawcy w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych, to należy uznać, że nie uzyskuje przychodu. Świadczenie w postaci zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów w tym zakresie jest przede wszystkim ponoszone w interesie pracodawcy. Nie można w ogóle mówić o przysporzeniu w majątku pracownika, gdyż pracownik nie uzyskuje żadnej realnej korzyści majątkowej, a jedynie rekompensatę wydatków, których nie poniósłby, gdyby nie polecenie pracodawcy. W konsekwencji, nie są spełnione wszystkie przesłanki powstania nieodpłatnego świadczenia, wymienione w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku, sygn. akt K 7/13, czyli:

1. świadczenie zostało spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),

2. świadczenie zostało spełnione w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy i przyniosło pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

3. uzyskana przez pracownika korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

„Taki zwrot kosztów przez pracodawcę nie rodzi po stronie pracownika żadnej korzyści majątkowej. Należności wypłacane pracownikowi tytułem zwrotu ponoszonych przez niego wydatków nie zwiększają jego majątku. Stanowią tylko wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracownika w celu realizacji jego obowiązków pracowniczych” (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z 8 czerwca 2021 r. sygn. akt I SA/Bd 223/21, wyrok WSA w Warszawie z 11 lutego 2021 r., sygn. akt III SA/Wa 1564/20, wyrok WSA w Warszawie z 11 lutego 2021 r., sygn. akt III SA/Wa 1392/20, wyrok WSA w Gdańsku z 1 grudnia 2020 r., sygn. akt I SA/Gd 615/20, wyrok WSA w Bydgoszczy z 2 września 2020 r. sygn. akt I SA/Bd 377/20).