Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz tworzą pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zaś pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Podstawowym aktem regulującym w zakładzie pracy zasady i warunki korzystania z funduszu jest regulamin ZFŚS. Od treści postanowień w nich zawartych zależy to, czy pracownik może dochodzić świadczeń z funduszu na drodze postępowania sądowego. Co do zasady, świadczenia przysługujące osobie uprawnionej (w tym pracownikowi), które są finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie mają postaci roszczenia, a więc pracownik nie może dochodzić ich zapłaty bądź wydania na drodze sądowej. Należy podkreślić, że obowiązki socjalne pracodawcy mają szczególny charakter. Nie są bowiem związane z poszczególnymi pracownikami, lecz są obowiązkami pracodawcy wobec całej załogi. Z tego wynika również to, że uprawnienia socjalne nie stanowią elementu indywidualnych warunków zatrudnienia.

Może się jednak zdarzyć, że regulamin ZFŚS będzie przewidywał przyznanie świadczenia jedynie po spełnieniu warunków formalnych, wprost określonych w regulaminie. Przykładem takiego świadczenia mogą być chociażby tzw. „wczasy pod gruszą”, czyli dofinansowanie do wypoczynku pracownika. Zazwyczaj wypłata świadczenia jest uzależniona wyłącznie od wykorzystania urlopu w określonym wymiarze i złożenia stosownego wniosku. Jego wysokość jest z góry znana, jedynie może być zróżnicowana w zależności od przychodu przypadającego na członka rodziny. W takich okolicznościach przyznanie świadczenia nie zależy od uznania pracodawcy, na które wpływ może mieć indywidualna sytuacja życiowa pracownika.