Co do zasady, każde świadczenie uzyskiwane przez pracownika od pracodawcy nieodpłatnie podlega opodatkowaniu, o ile nie zostało zwolnione od opodatkowania. Pomocne w zakresie oceny, czy dane świadczenie mieści się w katalogu świadczeń nieodpłatnych jest niewątpliwie orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego, sygn. K 7/13. Trybunał stanął na stanowisku, iż za inne nieodpłatne świadczenie ze stosunku pracy może zostać uznane świadczenie, które:

• zostało spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),
• zostało spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Nie ulega wątpliwości, że świadczenie w postaci możliwości korzystania z służbowego telefonu do celów prywatnych wypełnia dwie pierwsze przesłanki wskazane powyżej. Największą trudność wywołuje natomiast przesłanka trzecia. Obecnie zdecydowana większość abonamentów telefonicznych zawiera w pakiecie nielimitowane rozmowy i SMS-y. Tym samym bez wpływu na wysokość opłat ponoszonych przez pracodawcę pozostaje to, czy pracownik korzysta z telefonu wyłącznie w celach służbowych, czy również prywatnie. W takich okolicznościach, wręcz niemożliwe jest ustalenie wartości świadczenia uzyskiwanego przez pracownika, a co za tym idzie nie sposób ustalić podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

„W przypadku telefonów komórkowych w sytuacji wykonywania połączeń prywatnych, z uwagi na brak określenia w umowie kosztu jednej minuty połączenia krajowego, wysłania wiadomości SMS i MMS oraz za transmisję danych, nie jest możliwe ustalenie (na podstawie bilingu) kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych. Podzielenie ryczałtowej kwoty abonamentu przez ilość wykazanych w bilingu rozmów, wiadomości SMS i MMS, oraz transmisji danych, prowadziłoby do nieuprawnionego różnicowania wartości tego samego świadczenia, bowiem w zależności od ilości przeprowadzonych rozmów, wysłanych wiadomości SMS i MMS oraz wykorzystanego transferu danych wartość ta byłaby różna, podczas gdy ogólna kwota abonamentu jest taka sama.

Zatem, w sytuacji braku możliwości jednoznacznego określenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika w związku z wykorzystaniem przez pracownika telefonu służbowego zarówno do celów służbowych jak i prywatnych, po stronie takiego pracownika nie powstaje przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ww. ustawy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, Wnioskodawca jako płatnik, nie jest zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.” (interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 stycznia 2022 roku, sygn. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej).

Niezależnie od powyższego może także wystąpić sytuacja, kiedy pracownik będzie wykorzystywał telefon w sposób pociągający za sobą naliczenie dodatkowych opłat, wyszczególnionych w fakturze, które będzie można przypisać do prywatnego użytku. W takim przypadku pracodawca może zobowiązać pracownika do zwrotu dodatkowych kosztów. Wtedy nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu. Powstanie przychodu, naliczenie i pobranie należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych będzie natomiast zasadne, jeśli pracodawca pokryje opisane powyżej koszty. Takie świadczenie będzie bowiem wypełniać wszystkie przesłanki nieodpłatnego świadczenia określone w orzeczeniu Trybunału Konstytucyjnego.