Urlop na żądanie stanowi część przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Z samej istoty tej instytucji prawa pracy wynika, że termin jego wykorzystania nie może zostać określony w planie urlopów. Pracownik może zadecydować o jego wykorzystaniu nawet w dniu, w którym taki urlop miałby zostać wykorzystany przed rozpoczęciem pracy. Czy musi uzyskać na to zgodę pracodawcy?

Urlop na żądanie (tak samo jak zwykły urlop wypoczynkowy) udzielany jest przez pracodawcę. Pracownik nie może zatem rozpocząć korzystania z urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli. Rozpoczęcie korzystania z urlopu na żądanie bez zgody pracodawcy może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy. Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08. W jego ocenie „nie istnieją żadne racjonalne argumenty dla uzasadnienia stanowiska, że zawartemu w art. 167² kodeksu pracy pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne, a w szczególności, że do wykorzystania tego urlopu uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, będącego żądaniem w rozumieniu art. 167² kodeksu pracy. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu”.

Co prawda, z treści art. 167² kodeksu pracy wynika, iż na pracodawcy spoczywa obowiązek udzielenia urlopu na żądanie. Jednakże przedmiotowy obowiązek nie ma charakteru bezwzględnego. Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu.

„Natomiast w uzasadnieniu do wyroku z 22.11.2018 r., II PK 199/17, Sąd Najwyższy przyjął, że udzielenie urlopu na żądanie, ze względu na nierozstrzygnięcie tej kwestii przez ustawodawcę, może nastąpić pisemnie, ustnie, a także w sposób dorozumiany. Jeśli u pracodawcy obowiązuje akceptowana przez niego praktyka, że samo złożenie przez pracownika wniosku o urlop na żądanie jest równoznaczne z jego udzieleniem, to praktykę taką można uznać za oznaczającą dorozumiane podjęcie decyzji z art. 167² k.p. [kodeksu pracy]” (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).