Sytuacje losowe mogą spowodować konieczność zmiany harmonogramu. Co do zasady grafik powinien zostać przekazany do wiadomości pracownika co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Może to nastąpić zarówno poprzez udostępnienie pracownikom egzemplarza harmonogramu sporządzonego w formie papierowej, jak i za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W doktrynie i judykaturze przyjmuje się, iż zmiana grafiku powinna mieć charakter wyjątkowy i być związana z okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia w momencie jego sporządzania, np. nieobecność innego pracownika spowodowana długotrwałą chorobą. Możliwość zmiany harmonogramu powinna być jednak przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, w szczególności w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Przepisy te powinny określać sytuacje nadzwyczajne, które uzasadniają zmianę harmonogramu czasu pracy oraz procedurę, w jakiej następuje ta zmiana. Harmonogram może być zmieniany również w związku z zaistnieniem sytuacji mających swoje źródło w przepisach prawa, np. w razie udzielenia pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przepisy nie regulują tego, czy pracownik musi wyrazić zgodę na zmianę harmonogramu. Również w doktrynie prawa pracy nie ma jednoznacznego rozstrzygnięcia tego problemu. 

„Zagadnieniem o dużym znaczeniu praktycznym jest dopuszczalność modyfikacji harmonogramu. Dominuje pogląd o dopuszczalności modyfikacji z zachowaniem trybu przewidzianego dla ustalania rozkładu (w szczególności z zachowaniem odpowiedniego wyprzedzenia). Nie należy również odrzucać zmian wprowadzanych za zgodą pracownika, choć tu problemem może być jej wymuszanie przez pracodawcę. (Ł. Pisarczyk [w:] Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII, red. L. Florek, Warszawa 2017).

„Komentowany artykuł nie przewiduje możliwości zmiany grafiku. Brak takiej regulacji nie oznacza jednak, że zmiana jest niedopuszczalna (por. np. przepisy o regulaminie pracy – art. 104-104³ – które też nie przewidują jego zmiany, a mimo to jej dopuszczalność nie jest kwestionowana).

Uważam, że dopuszczalność zmiany grafiku w razie istotnej zmiany okoliczności wynika z wykładni systemowej. Pracownik jest obowiązany do dbałości o dobro zakładu pracy i jego mienie (art. 100 § 2 pkt 4). W Kodeksie występuje wiele regulacji, według których istotna zmiana okoliczności uzasadniająca ochronę słusznych interesów pracodawcy uprawnia go do jednostronnej zmiany rodzaju i czasu wykonywania obowiązków przez pracownika lub korzystania przez niego z uprawnień. Można tu przykładowo wskazać na polecenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie (art. 42 § 4 i art. 81 § 3) lub pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151), a także na przesunięcie urlopu (art. 164 § 2) i odwołanie z niego (art. 167). Skoro pracodawca może domagać się wykonywania pracy innego rodzaju niż określony w umowie, to nie może odmawiać mu prawa zmiany grafiku dla ochrony jego istotnych i uzasadnionych interesów.” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Powyższe pociąga za sobą rozważania co do tego, czy dla dokonania zmiany grafiku niezbędne jest uzyskanie zgody pracownika. Pracownik ma przecież prawo swobodnie dysponować czasem wolnym od pracy, zaś wszelkie zmiany grafiku stanowią ingerencję w tę swobodę. Jednak istnieją okoliczności (nagłe, umotywowane potrzebami pracodawcy), w których zasadne jest wprowadzenie nowego harmonogramu bez zgody. W takim przypadku pracodawca powinien poinformować pracownika o nowym rozkładzie czasu pracy, aby ten mógł się do niego przygotować. Z drugiej jednak strony, jeśli uznanie znajdzie koncepcja, iż pracodawca może wprowadzać zmiany w harmonogramie tylko z zachowaniem terminów zastrzeżonych przez ustawodawcę dla wprowadzenia grafiku to na przykład akty prawa wewnętrznego mogą przewidywać obowiązek uzyskania zgody dla wprowadzenia zmian w trybie przyspieszonym. Najbezpieczniej dla pracodawcy będzie określić w aktach wewnętrznych szczegółowy tryb wprowadzania i dokonywania zmian w harmonogramie czasu pracy pracowników.