Czy pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania danych osobowych wykraczających poza zakres wskazany w Kodeksie pracy?

Zakres danych osobowych, jakich może żądać pracodawca na podstawie Kodeksu pracy

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania następujących danych osobowych:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 22¹ § 1 k.p.)

W stosunku do pracownika pracodawca ma prawo żądać, oprócz wskazanych powyżej danych osobowych, podania innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, a także numeru PESEL pracownika (art. 22¹ § 2 k.p.).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych przez kandydata na pracownika oraz przez pracownika następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 22¹ § 3 k.p.).

Możliwość żądania udostępnienia danych osobowych na podstawie przepisów odrębnych

Stosownie do dyspozycji art. 22¹ § 4 k.p. pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Zatem jedynie w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych pracodawca może żądać podania od kandydata na pracownika oraz od pracownika innych danych osobowych niż określone w Kodeksie pracy. Podstawa prawna umożliwiająca żądanie podania dodatkowych danych osobowych pojawia się najczęściej w tzw. pragmatykach służbowych. Co prawda przepisy pragmatyk służbowych określają jedynie warunki, jakie osoba ubiegająca się o zatrudnienie musi spełnić, aby mogła zostać zatrudniona, i nie formułują wprost prawa pracodawcy do żądania określonych danych osobowych, jednakże prawo pracodawcy domagania się podania przez kandydata na pracownika danych osobowych, które są niezbędne do ustalenia, czy spełnia on wymagania ustawowe, należy wyinterpretować z treści przepisów.

Pewne odstępstwa w tym zakresie dotyczą informacji dotyczących niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Ustawodawca wprowadził bowiem wyraźną podstawę żądania przez pracodawcę podania tych informacji. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1036 z póź. zm.) prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Ustawa o ochronie danych osobowych

W zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ § 1-4 k.p. do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922). Ustawa o ochronie danych reguluje nie tylko obowiązki administratora danych osobowych i zasady przetwarzania tych danych, ale także sankcje za nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Mają one zastosowanie do pracodawcy w zakresie, w jakim przetwarza on dane osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników.

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych w zakresie nieuregulowanym w Kodeksie pracy stosujemy wprost. Przepis art. 22¹ § 5 k.p. nie zawiera bowiem wzmianki o odpowiednim stosowaniu przepisów ustawy. Mimo to w pewnych przypadkach ustawa o ochronie danych osobowych sama ogranicza swoje zastosowanie, np. wyłączenie obowiązku rejestracji zbioru danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem (art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych). Co więcej, niektóre kwestie objęte regulacją ustawy o ochronie danych osobowych zostały odmiennie uregulowane w prawie pracy, np. kwesta przynależności związkowej. Zgodnie z art. 30 ust 21 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz. U. z 2015, poz. 1881 z póź. zm.) pracodawca jest obowiązany zwrócić się do organizacji związkowej o informacje o pracownikach korzystających z jej obrony. Natomiast art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobnych  zabrania przetwarzania danych wrażliwych, do których należy m.in. informacja o przynależności związkowej.