Plan urlopów opracowuje pracodawca. Tworząc plan urlopów pracodawca powinien uwzględnić wnioski pracowników zawierające proponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy.

Ustalenie planu urlopów powinno nastąpić w okresie poprzedzającym okres, którego on dotyczy. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 kodeksu pracy).

 „Konstytutywny charakter planu urlopów oznacza, że jest on wiążący dla stron stosunku pracy w zakresie ustalonych w nim terminów, które zmienione mogą być tylko wyjątkowo w sytuacjach ściśle określonych w przepisach prawa pracy (por. art. 164–167 [kodeksu pracy]). Ograniczenie możliwości zmian terminów urlopu jest korzystne zarówno dla zakładu – pozwala na bezusterkowe zorganizowanie pracy, jak i pracowników – umożliwia odpowiednie przygotowanie wypoczynku całej rodziny. Plan urlopów jest więc źródłem zobowiązania pracodawcy do udzielenia urlopu w określonym w nim terminie, a tym samym "stanowi podstawę roszczenia pracownika wobec pracodawcy o wykonanie tego obowiązku" (L. Florek, T. Zieliński, Prawo, s. 169).” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).

Ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego pracownika oznaczonego w planie urlopów, jeżeli wystąpią okoliczności wskazane przez ustawodawcę w art. 165 kodeksu pracy albo daje mu możliwość podjęcia decyzji w zakresie wprowadzenia zmian wedle własnego uznania.

Zgodnie z art. 165 kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Ponadto na podstawie art. 166 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu, którego pracownik nie mógł wykorzystać w pierwotnie zaplanowanym terminie z przyczyn wskazanych powyżej w terminie późniejszym.

Pracodawca może, ale nie musi, zezwolić na przesunięcie terminu urlopu, jeżeli pracownik wystąpi z umotywowanym wnioskiem albo jeżeli przemawiają za tym szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 kodeksu pracy).