Pracodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek prawidłowego obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń swoich pracowników. Obowiązek ten wynika z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Błąd w naliczeniu zaliczki — np. wynikający z niewłaściwego zastosowania kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej czy stawki podatku — może skutkować odpowiedzialnością płatnika. Zgodnie z art. 30 § 1 ordynacji podatkowej, za niepobrany lub pobrany w zaniżonej wysokości podatek odpowiada płatnik, chyba że wykaże, że nie ponosi winy.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami, jeśli organ podatkowy uzna, że doszło do uchybienia. Co istotne, odpowiedzialność ta nie dotyczy błędów w rocznym zeznaniu podatkowym składanym przez pracownika — za jego treść odpowiada sam podatnik.

Warto również pamiętać, że pracownik nie ponosi negatywnych konsekwencji błędów popełnionych przez pracodawcę jako płatnika, o ile sam nie przyczynił się do ich powstania (np. poprzez złożenie nieprawdziwego oświadczenia).