Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi przychód w postaci nagrody jubileuszowej (gratyfikacji), która według zasad określających warunki jej przyznawania przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Jeżeli pracodawca wypłaca nagrody jubileuszowe na podstawie przepisów wewnętrznych to powinien pamiętać, że w sytuacji, gdy pracownik będzie miał do nich prawo częściej niż co 5 lat to po stronie pracodawcy jako płatnika składek powstanie obowiązek naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Należy pamiętać, że w przypadku nagród jubileuszowych zwolnionych z ZUS datą decydującą jest data nabycia prawa do nagrody, a nie data jej wypłaty.

Warto zwrócić uwagę, że w wyjątkowych sytuacjach również nagrody jubileuszowe wypłacane w krótszych odstępach czasu niż wskazane powyżej nie zostaną oskładkowane. Takie stanowiska wynikają z wytycznych oraz interpretacji ZUS. Przykładowo nie powstanie obowiązek odprowadzenia składek od nagrody wypłaconej przed terminem, gdy jej późniejsza (terminowa) wypłata nie jest możliwa ze względu na rozwiązanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę (lub świadczenie przedemerytalne) lub rentę z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej albo na rentę z tytułu całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy – jeżeli do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej pracownikowi brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy. Inny wyjątek znajdzie zastosowanie, gdy pracownik udokumentuje dłuższy staż pracy niż wzięty pod uwagę przy wypłacie poprzedniej nagrody jubileuszowej i na tej podstawie uzyska uprawnienie do wypłaty kolejnej nagrody jubileuszowej, która faktycznie zostanie wypłacona w krótszych odstępach czasu niż co 5 lat, jednak będzie przysługiwać za okresy pięcioletnie.