Z treści art. 29 § 2 kodeksu pracy wynika, że umowę o pracę zawiera się w formie pisemnej. Ustawodawca nie zastrzegł jednak, iż jest to forma pod rygorem nieważności. W związku z tym przyjmuje się, iż forma pisemna dla umowy o pracę została zastrzeżona dla celów dowodowych (tzw. forma ad probationem). „Jeżeli forma pisemna nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności ani prawo pracy nie przewiduje innego skutku jej niezachowania, to jest to forma dla celów dowodowych. Jej niezachowanie oznacza, że w postępowaniu sądowym stosuje się ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron, przewidziane w art. 74 § 1 i 2 k.c. [kodeksu cywilnego] oraz art. 246 i 247 k.p.c. [kodeksu postępowania cywilnego]. Jednakże w sprawach z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 476 § 1 k.p.c., przepis art. 473 § 1 k.p.c. znosi stosowanie przepisów ograniczających dopuszczalność tych dwóch dowodów, niemniej na mocy art. 477⁷ k.p.c. nie ma on zastosowania wtedy, gdy pracownik jest stroną pozwaną. Wynika stąd, że przewidziane w prawie cywilnym ograniczenia dopuszczalności dowodów z zeznań świadków i przesłuchania stron spowodowane naruszeniem wymogu formy pisemnej dotyczą tylko spraw, w których powodem jest pracodawca (por. wyrok SN z 26.06.1998 r., I PKN 94/98, OSNAPiUS 1999/14, poz. 451).” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Zawarcie umowy w sposób dorozumiany jest dopuszczane przez ustawodawcę na mocy art. 29 § 2 zd. 2 kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

„Umowa o pracę może być zawarta w formie dopuszczenia do pracy. Polega to na tym, że strony nie składają oświadczeń woli w formie pisemnej lub ustnej, lecz pracownik za wiedzą pracodawcy podejmuje pracę. Orzecznictwo nie wymaga w tym przypadku ustalenia, że o podjęciu pracy przez pracownika wiedział organ uprawniony do reprezentowania pracodawcy wobec pracowników. Przez te zachowania strony składają w sposób domniemany stosowne oświadczenia woli. Wola stron może być bowiem wyrażona przez każde ich zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny (art. 60 k.c. [kodeksu cywilnego] w zw. z art. 300 k.p. [kodeksu pracy]). […] Przykładem zawarcia umowy przez dopuszczenie do pracy może być kontynuowanie, za wiedzą pracodawcy, zatrudnienia pracownika po ustaniu umowy zawartej na okres próbny lub po upływie okresu wypowiedzenia. Aby przez dopuszczenie do pracy zawarto umowę o pracę na czas nieokreślony, z zachowania obu stron musi wynikać, choćby pośrednio, zamiar zawarcia takiej umowy. Tego zamiaru nie można domniemywać, gdy pracownik po ustaniu stosunku pracy przychodzi do zakładu pracy w celu przekazania obowiązków następcy lub rozliczenia się z pracodawcą.

Jak wynika z wyroku SN z 11.04.2000 r., I PKN 575/99, OSNAPiUS 2001/18, poz. 553, brak oświadczeń pracodawcy co do dalszego trwania umowy o pracę zawartej na czas określony po jej rozwiązaniu nie może być rozumiany jako wola kontynuowania zatrudnienia. Warunkiem koniecznym uznania, że po rozwiązaniu się umowy terminowej doszło do nawiązania nowego stosunku pracy, jest ustalenie, że pracodawca miał zamiar zatrudnić byłego pracownika na określonym stanowisku. Wykonywanie przez byłego pracownika w ciągu kilku dni czynności pracowniczych bez wiedzy pracodawcy nie świadczy o zgodnym zamiarze nawiązania umowy o pracę.” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Naruszenie przez pracodawcę obowiązku potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 2 kodeksu pracy).