Pracodawca, który chce skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę, musi w treści swojego oświadczenia wskazać przyczynę rozwiązania umowy. Musi być ona uzasadniona, konkretna i prawdziwa. Jednak nie w każdym przypadku musi ona zaistnieć w chwili składania oświadczenia przez pracodawcę.

„Podanie przyczyny oznacza wskazanie konkretnego zdarzenia lub zdarzeń, ewentualnie okoliczności, które – zdaniem pracodawcy – uzasadniają wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia. Opis przyczyny musi umożliwiać jej indywidualizację w miejscu i czasie. […] Podanie w wypowiedzeniu zarzutu „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków” nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny (wyrok SN z 1.10.1997 r., I PKN 315/97, OSNAPiUS 1998/14, poz. 427)” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Pracodawca, który zakłada zmiany organizacyjne w swojej działalności albo swoją likwidację bądź upadłość może podjąć określone działania zmierzające do osiągnięcia takiego celu w niedalekiej przyszłości. Jednym z nich może być złożenie wypowiedzenia umów o pracę z tego powodu. W tej sytuacji przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę jest traktowana jako rzeczywista i w pełni uzasadniona.

Co do zasady przyjmuje się, że okoliczności uzasadniające wypowiedzenie powinny istnieć przed zawiadomieniem właściwego organu związku zawodowego o zamiarze wypowiedzenia (art. 38 § 1 kodeksu pracy), a gdy współdziałanie ze związkiem zawodowym nie jest wymagane lub możliwe, to najpóźniej w dacie złożenia pracownikowi oświadczenia woli o wypowiedzeniu (uchwała pełnego składu Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 27 czerwca 1985 roku, sygn. akt III PZP 10/85).

Wyjątek stanowią okoliczności, których wystąpienie w przyszłości jest pewne. Tak wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 września 2006 roku, sygn. akt I PK 96/06. Podobne stanowisko zostało przedstawione w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 sierpnia 2016 roku, sygn. akt II PK 246/15. Zgodnie z jego treścią przyczyny wypowiedzenia odnoszące się do bliskiej przyszłości w pewnym sensie już „istnieją”, mogą być bowiem na tyle pewne, że istnieją w sensie rzeczywistej motywacji działania pracodawcy. Ten pogląd nabiera znaczenia zwłaszcza w przypadku likwidacji stanowiska pracy, jak również w przypadku likwidacji pracodawcy (stanowiących dostateczną przyczynę wypowiedzenia), gdy nie można racjonalnie oczekiwać, że zasadne wypowiedzenie może nastąpić już po „zaistnieniu” tych przyczyn.