Pracownikom sfery budżetowej wypłacane są diety w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W tym rozporządzeniu określono wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walucie, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunkach zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w przypadku pozostałych pracowników powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Co ważne, postanowienia aktów wewnętrznych nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników sfery budżetowej w przywołanym rozporządzeniu. Jeżeli natomiast wewnątrzzakładowe regulacje nie przewidują przedmiotowych postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów tego rozporządzenia.

W trakcie podróży służbowej pracownik może także ponosić innego rodzaju koszty niż związane z wyżywieniem i noclegiem. Jeżeli wiążą się one z wykonywaniem obowiązków pracowniczych to ich wartość powinna zostać zwrócona pracownikowi przez pracodawcę. W takiej sytuacji wartość świadczeń, które z tego tytułu otrzyma pracownik nie stanowi dla niego przychodu. Otrzymane środki powodują jedynie wyrównanie uszczerbku w majątki pracownika, nie powodują przysporzenia ani zaoszczędzenia wydatku. Co więcej koszty, które ponosi pracownik w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych są ponadto co do zasady ponoszone w interesie pracodawcy. Wobec tego, że omawiane świadczenie nie stanowi przychodu pracownika, jego wartość nie podlega także opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.