Akta osobowe stanowią źródło wielu informacji na temat przebiegu zatrudnienia danego pracownika jak również o poprzednich stosunkach pracy. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku precyzuje, jakie dokumenty powinny być gromadzone w aktach osobowych i w których częściach należy je umieścić.

Zgodnie z treścią § 5 wskazanego rozporządzenia pracodawca przechowuje w aktach prowadzonych w postaci papierowej odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Z przywołanego wyżej przepisu nie wynika konieczność umieszczania w aktach osobowych kopii lub odpisów uwierzytelnionych przez notariusza, czy inne podmioty do tego uprawnione. Ustawodawca zastrzegł, że egzemplarze przekazane pracodawcy mogą zostać poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Jedynie w tym celu pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów.  Z poświadczenia wynika bowiem, iż kserokopia lub odpis jest zgodny z rzeczywistą treścią oryginalnego dokumentu, dlatego też pracodawca powinien uzyskać w niego wgląd.

Poświadczanie za zgodność jest czynnością techniczną. Nie jest to czynność prawna. Zazwyczaj polega ono na zamieszczeniu na dokumencie adnotacji „za zgodność z oryginałem” oraz opatrzeniu jej datą i podpisem osoby, która poświadczała za zgodność.