Skopiuj link
Z praktycznego punktu widzenia powyższy obowiązek jest wypełniany przez wyspecjalizowane służby kadrowo-płacowe.
Czy dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy?
Kodeks pracy a dane osobowe…
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do pisemnego dokumentowania okoliczności związanych z zatrudnieniem pracownika, począwszy od umowy
o pracę poprzez dokumentację płacową, kartotekę urlopową czy też ewidencję czasu pracy. W każdym z dokumentów pracowniczych znajdują się dane osobowe pracownika podlegające ustawowej ochronie.
Do pozyskiwania określonych danych osobowych pracodawca jako ich administrator jest uprawniony na podstawie art. 221 kodeksu pracy. W zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy stosuje się natomiast przepisy o ochronie danych osobowych.
Ustawa o ochronie danych osobowych
W kontekście omawianej problematyki należy przede wszystkim zwrócić uwagę na upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz jego zakres przedmiotowy.
W świetle art. 37 ustawy do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Legislator nie precyzuje ani formy dokumentu, ani też zakresu przedmiotowego upoważnienia. To do pracodawcy jako administratora znającego najdokładniej specyfikę działalności oraz stosowane dokumenty należy wyznaczenie osób upoważnionych oraz zakresu dostępu do tych danych. Granicą przedmiotową będzie zagwarantowanie prawidłowego wykonywania swoich obowiązków przez wyznaczonych pracowników. Sam zakres dostępu wynika z rejestru osób upoważnionych, który musi być założony i prowadzony przez administratora danych w oparciu o art. 39 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.
Należy jednocześnie podkreślić, iż administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane, co wynika wprost z art. 38 ustawy o ochronie danych osobowych.
Według GIODO
Kwestią dopuszczalności przekazania akt osobowych innemu pracownikowi zajął się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
W swojej interpretacji uznał, iż dział kadr ma prawo przekazać akta osobowe pracownika innej osobie zatrudnionej u danego pracodawcy pod warunkiem spełnienia dwóch przesłanek. Po pierwsze, musi to być niezbędne
do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych oraz po drugie – osoba, której pracodawca udostępnia akta personalne innej osoby u niego zatrudnionej, musi posiadać nadane przez pracodawcę upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w tym danych pochodzących z akt pracowniczych.
Jeśli więc pracodawca uzna, że ze względu na prawidłowe wykonywanie obowiązków służbowych dany pracownik powinien mieć dostęp do akt osobowych innych zatrudnionych, to jest zobowiązany nadać mu upoważnienie
do przetwarzania danych osobowych.