Czy dopuszczalne jest żądanie od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego w celu wykazania wysokości dochodu, na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Definicja działalności socjalnej od lipca 2013 r.

Z dniem 13.07.2013 r. ustawodawca zmodyfikował definicję działalności socjalnej w ramach ZFŚS. Na podstawie art. 2 ustawy z dnia 10.05.2013 r. o zmianie ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 747) zakres działalności socjalnej został poszerzony. Obok takiej działalności jak: różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatowa, sportowo-rekreacyjna, opieka nad dziećmi (żłobki, kluby dziecięce, przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego), pomoc materialna – rzeczowa lub finansowa, a także zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe odnajdziemy teraz także i opiekę sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię.

Zasady dysponowania ZFŚS

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ustawa o ZFŚS nie wskazuje jednak, w jaki sposób osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia ma udokumentować swoją sytuację socjalną. Dlatego też zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. W zakładach, w których funkcjonują organizacje związkowe, pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nimi treść regulaminu. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę.

Wyrok SN z dnia 8 maja 2002 r. (sygn. akt IPKN 267/2001)

W powołanym orzeczeniu Sąd Najwyższy uznał, iż w związku z zasadą zawartą w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS „(…) nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny.”.

Zdaniem GIODO…

Kwestią dotyczącą procedury dokumentowania sytuacji materialnej wnioskodawcy zajął się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
W swoim stanowisku uznał, iż „uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu, powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie pracy.” Zdaniem GIODO to właśnie ten akt prawa wewnątrzzakładowego wyznacza tryb i sposób, w jaki pracodawca ma prawo żądać od osoby uprawnionej potwierdzenia okoliczności związanych z sytuacją materialną.

Niezwykle istotnym elementem jest jednak zachowanie zasady adekwatności wynikającej z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, iż przetwarzanie danych osobowych nie może prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym niż jest to konieczne dla realizacji celu w jakim dane są pozyskiwane. Adekwatność to równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora danych. Nieadekwatne będą więc dane niemające znaczenia, dane o większym niż konieczny stopniu szczegółowości, jak również dane zbierane „na przyszłość”.

GIODO podsumował, iż żądając od osób uprawnionych przedłożenia druków PIT należy wziąć pod uwagę również zasadę adekwatności.