Co do zasady grafik powinien zostać przekazany do wiadomości pracowników co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Może to nastąpić zarówno poprzez udostępnienie pracownikom papierowego egzemplarza harmonogramu albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Sytuacje losowe mogą jednak spowodować konieczność zmiany ustalonego harmonogramu.

Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony, w formie pisemnej lub elektronicznej, na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Grafik nie musi się pokrywać z okresem rozliczeniowym. Pracodawca tworzy go, aby zaplanować czas pracy swoich pracowników.

W doktrynie i judykaturze przyjmuje się, iż zmiana harmonogramu pracy powinna mieć charakter wyjątkowy i być związana z okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia w momencie jego sporządzania, np. nieobecność innego pracownika spowodowana długotrwałą chorobą. Dopuszczalność zmiany grafiku powinna być jednak przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, w szczególności w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Regulacje te powinny określać sytuacje nadzwyczajne, które uzasadniają zmianę harmonogramu oraz procedurę, w jakiej następuje ta zmiana. Grafik może być zmieniany również w związku z zaistnieniem sytuacji mających swoje źródło w przepisach prawa, np. w razie udzielenia pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

Omawiana regulacja „[…] nie przewiduje możliwości zmiany grafiku. Brak takiej regulacji nie oznacza jednak, że zmiana jest niedopuszczalna (por. np. przepisy o regulaminie pracy – art. 104–104³ – które też nie przewidują jego zmiany, a mimo to jej dopuszczalność nie jest kwestionowana).

Uważam, że dopuszczalność zmiany grafiku w razie istotnej zmiany okoliczności wynika z wykładni systemowej. Pracownik jest obowiązany do dbałości o dobro zakładu pracy i jego mienie (art. 100 § 2 pkt 4). W Kodeksie występuje wiele regulacji, według których istotna zmiana okoliczności uzasadniająca ochronę słusznych interesów pracodawcy uprawnia go do jednostronnej zmiany rodzaju i czasu wykonywania obowiązków przez pracownika lub korzystania przez niego z uprawnień. Można tu przykładowo wskazać na polecenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie (art. 42 § 4 i art. 81 § 3) lub pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151), a także na przesunięcie urlopu (art. 164 § 2) i odwołanie z niego (art. 167). Skoro pracodawca może domagać się wykonywania pracy innego rodzaju niż określony w umowie, to nie może odmawiać mu prawa zmiany grafiku dla ochrony jego istotnych i uzasadnionych interesów.” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Analizując to, czy skuteczne dokonanie zmiany grafiku wymaga uzyskania zgody pracownika, należy pamiętać, że pracownik ma prawo swobodnie dysponować czasem wolnym od pracy. Wszelkie zmiany grafiku stanowią ingerencję w tę swobodę. Jednak istnieją przypadki (nagłe, umotywowane potrzebami pracodawcy), kiedy zasadne jest wprowadzenie nowego harmonogramu jednostronną decyzją pracodawcy. W takich sytuacjach pracodawca powinien poinformować pracownika o nowym rozkładzie czasu pracy, aby ten mógł się do niego przygotować.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy będzie szczegółowe określenie trybu wprowadzania i dokonywania zmian w harmonogramie pracy w aktach wewnętrznych.