Pracodawca musi podjąć szereg czynności, do których zobowiązał go ustawodawca w kodeksie pracy i rozporządzeniu w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, jeśli pracownik uległ wypadkowi przy pracy. Poza sporządzeniem protokołu powypadkowego pracodawca powinien zabezpieczyć miejsce wypadku, a także prowadzić i przechowywać rejestr wypadków. W pewnych przypadkach musi również powiadamić o wypadku okręgowego inspektora pracy, a nawet prokuraturę.

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą. Dodatkowo ustawodawca wskazał, że zdarzenie takie, aby mogło być traktowane jako wypadek przy pracy, musi zaistnieć:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 234 kodeksu pracy w razie wypadku przy pracy pracodawca powinien podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom. Jak zostało wspominane już wcześniej, pracodawca powinien ponadto prowadzić rejestr wypadków przy pracy oraz przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Wszelkie koszty związane z ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy ponosi pracodawca.

Pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora o wystąpieniu śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego wypadku przy pracy. Te same podmioty muszą zostać zawiadomione również o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy.

Dodatkowo pracodawca powinien wdrażać i stosować środki zapobiegające występowaniu wypadków przy pracy w przyszłości. W tym celu pracodawca systematycznie analizuje przyczyny wypadków przy pracy, chorób zawodowych i innych chorób związanych z warunkami środowiska pracy.

Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 roku w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku w sposób wykluczający:

• dopuszczenie do miejsca wypadku osób niepowołanych;
• uruchamianie bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane;
• dokonywanie zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.

Pracodawca powinien również utworzyć zespół powypadkowy, który ustala okoliczności i przyczyny wypadku. W jego skład wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy. U pracodawcy, u którego, zgodnie z art. 237¹¹ § 1 kodeksu pracy, nie ma obowiązku tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy, w skład zespołu powypadkowego zamiast pracownika służby bezpieczeństwa i higieny pracy wchodzi pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy, albo specjalista spoza zakładu pracy.

Zespół powypadkowy przystępuje do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o wypadku. W tym celu powinien w szczególności:

• dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
• jeżeli jest to konieczne, sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku;
• wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
• zebrać informacje dotyczące wypadku od świadków wypadku;
• zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby opinii innych specjalistów, w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku;
• zebrać inne dowody dotyczące wypadku;
• dokonać prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych;
• określić środki profilaktyczne oraz wnioski, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, na którym wystąpił wypadek.

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół powypadkowy sporządza – nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, zwany dalej „protokołem powypadkowym”, według wzoru ustalonego przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 237 § 2 kodeksu pracy. Protokół powypadkowy następnie zatwierdza pracodawca, nie później jednak niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia. Na podstawie § 16 rozporządzenia pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych.