Archiwizacja umów zlecenia?

Treść umowy zlecenia – istotna zmiana!

W powołanym powyżej, najnowszym projekcie ustawodawca proponuje poszerzenie treści umowy zlecenia. W świetle bowiem art. 8b ust. 1 projektu w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego (umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług), strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Co należy archiwizować?

Zgodnie z treścią proponowanego art. 8c projektu ustawy przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne:

• dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz
• dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Takimi dokumentami, oprócz dokumentów potwierdzających, będą więc:

• umowa zlecenia – w przypadku zawarcia jej w formie pisemnej,
• ustalenie w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – w sytuacji zawarcia umowy bez zachowania formy pisemnej.

Z powyższej regulacji wprost wynika, iż m.in. każda umowa zlecenia powinna być archiwizowana.

Podsumowując…

Z art. 94 pkt 9b kodeksu pracy wynika, iż na zatrudniającym spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Powyższe jest sankcjonowane w art. 281 pkt 7 kodeksu pracy.

Należy jednak zdecydowanie podkreślić, iż dokumenty wskazane w art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w brzmieniu nadanym w projekcie z dnia 27.04.2016 r. nie stanowią dokumentacji pracowniczej w rozumieniu kodeksu pracy. Celem prowadzenia ich jest bowiem zagwarantowanie i ustalenie prawidłowego wyliczenia minimalnego wynagrodzenia za pracę za godzinę pracy zleceniobiorcy.