Archiwizacja dokumentacji pracowniczej od 01.01.2016 roku

Okresy przechowywania

Czas, w którym pracownicze dokumenty mają być przechowywane, zależy od rodzaju dokumentów. Przepisy jednoznacznie określają jak długo mają być przechowywane akta osobowe, dokumenty płacowe oraz dokumentacja powypadkowa. Nieco wątpliwości budzi przechowywanie dokumentacji związanej z czasem pracy.

W przypadku dwóch pierwszych, czyli teczek personalnych oraz dokumentów płacowych, okres ich przechowywania wynosi 50 lat licząc od dnia:

• zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
• wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Powyższe regulacje wynikają z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Protokoły ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz dokumentacja z tym związana – w świetle art. 234 § 3¹ kodeksu pracy – muszą być przechowywane natomiast przez okres 10 lat.

Ostatnia grupa dokumentów, tj. związanych z czasem pracy, nie została spisana w przepisach prawa pracy. Przyjmuje się jednak, iż powinny one być przechowywane przez okres 3 lat. Taka interpretacja wynika z przepisów dotyczących okresów przedawnienia roszczeń pracowniczych, tj. z art. 291 kodeksu pracy.

Obowiązki związane z przekazaniem dokumentacji do archiwum

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w trakcie aktywności gospodarczej podmiotu odbywa się w miejscu i pomieszczeniach wskazanych przez pracodawcę. Przepisy kodeksu pracy wymagają aby dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników były przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Naruszenie powyższego obowiązku jest sankcjonowane (art. 281 pkt 7 kodeksu pracy).

W przypadku natomiast postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, w świetle aktualnie obowiązujących przepisów pracodawca jest zobowiązany:

• wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania,
• zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji,
• uporządkować dokumentację przekazywaną przez pracodawcę do dalszego przechowywania przed jej faktycznym przekazaniem.

Powyższe obowiązki nie dotyczą dokumentacji powstającej w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Nadchodzące zmiany…

Z dniem 01.01.2016 roku ustawodawca wprowadza kilka modyfikacji. Od tej daty mianowicie obowiązki:

• wskazania podmiotu, któremu zostanie przekazana dokumentacja,
• zapewnienia środków finansowych na cel archiwizacji oraz
• uporządkowania dokumentacji przed przekazaniem będą należały do likwidatora lub syndyka masy upadłości.

Likwidator lub syndyk masy upadłości będzie zobowiązany do przekazania dokumentacji do dalszego przechowywania przed wykreśleniem pracodawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.