Pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza), a także przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Wskazany obowiązek wynika z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy.

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywania w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli dojdzie do ponownego zatrudnienia pracownika w przywołanym wyżej okresie, to pracodawca powinien kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (art. 94⁵ § 1 Kodeksu pracy). „W agregacie pojęciowym zasady kontynuacji dokumentacji pracowniczej mieści się korzystanie przez pracodawcę z dokumentacji pracowniczej zgromadzonej w ramach dotychczasowego zatrudnienia pracownika, a także włączanie do niej nowych dokumentów, z zachowaniem ciągłości numeracji w odniesieniu do akt osobowych. Wypada także zauważyć, że tego rodzaju konstrukcja pozwala pracodawcy na wykorzystanie w zakresie realizacji obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza akt osobowych, tych dokumentów, które zachowują walor aktualności” (M. Lekston [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 94(5)).

Zgodnie z art. 94⁵ § 2 kKodeksu pracy, w analizowanych okolicznościach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Trzeba pamiętać, że omówiona regulacja ma zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z treści art. 7 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Gdy poprzedni stosunek pracy ustał przed tą datą, a nowy został nawiązany po niej, to pracodawca nie jest zobowiązany do kontynuowania wcześniej zaprowadzonej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. Może to zrobić, ale nie musi.