Wynagrodzenie za dany miesiąc powinno trafić do pracownika w terminie określonym w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub innym wewnętrznym akcie obowiązującym u danego pracodawcy. Gdy tak się nie dzieje, powstaje nie tylko zaległość wobec pracownika, ale też pytanie, które regularnie pojawia się w działach płac: w którym miesiącu rozliczyć składki ZUS od wynagrodzenia wypłaconego z opóźnieniem?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z zasadą kasową przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie faktycznego otrzymania wynagrodzenia lub postawienia go do dyspozycji pracownika — nie w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenie za lipiec zostanie wypłacone w sierpniu, składki od tego wynagrodzenia wejdą do dokumentów rozliczeniowych za sierpień, a termin ich złożenia i opłacenia przypadnie we wrześniu.  

Warto jednak pamiętać, że błędne przypisanie wynagrodzenia do miesiąca, za który było należne — zamiast do miesiąca faktycznej wypłaty — może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem składek i koniecznością składania korekt dokumentów do ZUS.

Przy ustalaniu miesiąca rozliczenia składek kluczowy jest moment faktycznej wypłaty wynagrodzenia, a nie termin, za który jest ono należne. Szczególną uwagę należy zwrócić na wypłaty realizowane na przełomie miesięcy. Już jednodniowe opóźnienie może przesunąć rozliczenie składek o cały miesiąc i zmienić termin ich płatności.