Od 18 lipca 2026 roku lekarze medycyny pracy mogą wystawiać zalecenia indywidualne w formie elektronicznej. To drugi etap cyfryzacji dokumentacji medycyny pracy, zapoczątkowanej rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 roku. Pierwszy etap – elektroniczne orzeczenia lekarskie – wszedł w życie 17 kwietnia. Teraz cyfryzacja obejmuje kolejny rodzaj dokumentu, a za trzy miesiące nastąpią dalsze zmiany.

Dotychczas zalecenia indywidualne były przekazywane wyłącznie w formie papierowej. Zalecenia nie są kierowane do pracodawcy, lecz bezpośrednio do pracownika, za pośrednictwem jego Internetowego Konta Pacjenta. Zawierają informacje wykraczające poza ocenę zdolności do pracy – mogą dotyczyć np. aktywności fizycznej, ergonomii czy stylu życia. Zmiana ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że lekarz może, ale nie musi, wystawiać zalecenia elektronicznie. Papier pozostaje dopuszczalny do czasu pełnego wdrożenia systemu.

Trzeba pamiętać, że od 18 października 2026 roku orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to, że pracownik nie będzie już przynosił do pracodawcy papierowego zaświadczenia. Dokument będzie dostępny w systemach teleinformatycznych. Dla pracodawcy oznacza to konieczność dostosowania procedury przyjmowania pracowników do pracy: weryfikacja ważności orzeczenia odbywać się będzie elektronicznie, a nie przez fizyczne sprawdzenie dokumentu. Przepisy przewidują wyjątki — papierowa forma pozostanie możliwa na wyraźne żądanie pracownika oraz w sytuacjach awaryjnych, gdy system teleinformatyczny nie działa. Warto dodać, że orzeczenia wystawione w formie papierowej przed 18 października 2026 roku zachowują ważność przez okres, na który zostały wystawione.

Nowe przepisy wyraźnie rozdzielają zakres informacji dostępnych dla pracodawcy i pracownika. Pracodawca nadal otrzymuje podstawową informację, czy pracownik jest zdolny do pracy na danym stanowisku, z ewentualnymi wskazaniami dotyczącymi warunków jej wykonywania (np. konieczność dostosowania stanowiska lub przeniesienia na inne). Natomiast zalecenia indywidualne, które lekarz może wydać pracownikowi, trafiają wyłącznie na Internetowe Konto Pacjenta i nie będą udostępniane pracodawcy. To istotna zmiana z punktu widzenia ochrony prywatności danych medycznych pracowników.