Rozwiązanie umowy o pracę rzadko przebiega bez komplikacji. Jedną z nich jest kwestia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca staje przed wyborem: czy wysłać pracownika na urlop w trakcie biegnącego wypowiedzenia, czy wypłacić ekwiwalent pieniężny po jego zakończeniu. Kodeks pracy rozstrzyga to jednoznacznie, choć nie zawsze intuicyjnie.

Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia (definitywnego) umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym czasie pracodawca mu go udzieli. Kluczowe słowo to „obowiązany” — pracownik nie może odmówić, nawet jeśli nie składał wniosku urlopowego i nie wyraził zgody na termin. Pracodawca decyduje jednostronnie, niezależnie od tego, czy wypowiedzenie złożył on sam, czy pracownik. Nie ma też znaczenia powód rozwiązania umowy.

Decyzja o skierowaniu na urlop może zostać zawarta bezpośrednio w piśmie wypowiedzenia — to najwygodniejsze i najczytelniejsze rozwiązanie, eliminujące wątpliwości co do terminu i zakresu urlopu. Jeśli pracodawca nie ujął tej informacji w wypowiedzeniu, może wydać odrębne pismo. Powinno ono zostać doręczone pracownikowi w sposób umożliwiający potwierdzenie odbioru.

Pracodawca może wysłać pracownika zarówno na urlop zaległy (w pełnym przysługującym wymiarze), jak i na urlop bieżący — ale ten ostatni wyłącznie w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym. Urlop zaległy nie przechodzi na nowego pracodawcę, a powinien zostać wykorzystany u dotychczasowego pracodawcy albo zamieniony na ekwiwalent.

Jeśli liczba dni urlopu do wykorzystania przekracza liczbę dni roboczych pozostałych do końca wypowiedzenia, pracodawca nie może nakazać pracownikowi „wykorzystania” urlopu, którego fizycznie nie da się zmieścić w tym czasie. Za dni urlopu niewykorzystane z tego powodu pracodawca jest zobowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny najpóźniej w dniu rozwiązania umowy.

Inicjatywa wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia może wyjść również od pracownika. Może on złożyć wniosek urlopowy w trakcie wypowiedzenia, ale decyzja należy wyłącznie do pracodawcy. Pracodawca może odmówić, jeśli obecność pracownika jest niezbędna.