Od 1 maja 2026 roku zaczęły obowiązywać nowe zasady ustalania stażu pracy. Znacząco rozszerzają one katalog okresów wliczanych do uprawnień pracowniczych. Do stażu można doliczyć m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej, umów zlecenia, współpracy przy działalności czy pracy za granicą. Choć zmiana jest szeroka, to pracodawcy od razu po majówce nie muszą przeliczać stażu wszystkich pracowników.

Pracodawca nie może samodzielnie ustalać nowego stażu pracy „z urzędu”, nawet jeśli wie, że pracownik prowadził firmę czy wykonywał zlecenia. Zgodnie z przepisami staż ustala się na nowo wyłącznie na wniosek pracownika, a podstawą są dokumenty potwierdzające okresy aktywności zawodowej. Oznacza to, że bez formalnego zgłoszenia i przedstawienia dowodów pracodawca nie ma prawa ani obowiązku przeliczać stażu.

Najważniejszym dokumentem jest informacja z ZUS o okresach aktywności zawodowej, którą pracownik uzyskuje po złożeniu wniosku – najlepiej elektronicznie przez PUE ZUS. Dokument obejmuje m.in. okresy podlegania ubezpieczeniom z tytułu działalności czy zleceń. Jeśli ZUS nie posiada danych, pracownik może dostarczyć inne dowody, takie jak umowy zlecenia, zaświadczenia od zleceniodawców, dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności, a w przypadku pracy za granicą – odpowiednie dokumenty zagraniczne.

Po otrzymaniu kompletu dokumentów pracodawca przelicza staż i aktualizuje wynikające z niego uprawnienia, takie jak wymiar urlopu, dodatki stażowe czy okresy wypowiedzeń.